Ordenes de Compra

Las ordenes de compra gestionan la adquisicion formal de proveedores con seguimiento, flujos de trabajo de aprobacion e integracion de recepcion.

Para procedimientos detallados de recepcion, consulte Recepcion de Stock.

Entendiendo las Ordenes de Compra

Componentes de pantalla:

• Header: Proveedor, ubicaciones de envio/facturacion, fechas, condiciones de pago, moneda y cargos
• Line Items: Articulos, cantidades, precios y detalles de paquetes
• Notes: Totales y notas internas; las entradas monetarias del encabezado como Discount %, Sales Tax %, Currency, Exchange Rate, Shipping y Other Charges se revisan aqui
• Delivery Schedule: Multiples fechas de entrega para recepciones por etapas (opcional; puede ocultarse por opcion)

Estado de la Orden:

La lista de OC tambien puede exponer un filtro de Job y un enlace de Todays Activity, dependiendo de la configuracion.

Crear Ordenes de Compra

Acceso: Orders → Purchasing → Purchase Orders → Add Purchase Order

Crear el encabezado:

1. En la lista de Purchase Orders, haga clic en Add Purchase Order.
2. Complete los campos requeridos:
   • Supplier: Debe estar activo; los proveedores No Aprobados bloquean la creacion de ordenes.
   • Requested Date: Fecha de entrega esperada.
   • Payment Terms, Ship Via: Se toman por defecto del proveedor cuando esta configurado.
   • Order Type: Seleccione Assets para compras de activos de capital. Las OC de inventario estandar usan el tipo de orden predeterminado.
3. Los campos opcionales del encabezado incluyen Supplier Order, Supplier Attention, Job, Currency, Exchange Rate, Discount %, Sales Tax %, Shipping Charge, Other Charges y Terms and Conditions.
4. Haga clic en Save.

Nota: Buyer, Order Date y algunos campos adicionales solo son editables en una OC existente, no durante la creacion inicial.

Agregar articulos de linea:

1. Vaya a la pestana Line Items y haga clic en Add Line.
2. Complete los campos:

3. Haga clic en Save despues de cada linea.

Revisar la pestana Notes: Vaya a Notes para confirmar subtotal, descuento, impuesto, envio, arancel y otros cargos. Estos totales reflejan los valores del encabezado ingresados durante la creacion; edite el encabezado de la OC para cambiarlos.

Catalogo de Proveedor y Acuerdos de Terminos en Contexto de OC

Cuando existe una entrada de catalogo de proveedor para el articulo, la linea autocompleta Unit Cost, UOM y Supplier PN. Los acuerdos de terminos aplican precios contractuales y pueden bloquear el uso de acuerdos expirados al guardar.

• Mantenimiento del catalogo de proveedor: Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog
• Mantenimiento de acuerdos de terminos: System Lists → Shipping & Purchasing

Flujos de Trabajo de Aprobacion

Cuando la Opcion de Administracion 106 esta habilitada, las ordenes de compra requieren aprobacion antes de recibir.

Acciones de aprobacion:

• Approve: Autoriza la orden y valida el limite de autorizacion del aprobador contra el total de la orden.
• Sign Off: Accion de cadena de aprobacion separada cuando se configura aprobacion multinivel.
• Revoke: Retira una aprobacion previa.

Aprobacion multinivel: La Opcion de Administracion 191 separa los roles de creacion y aprobacion de OC para que los solicitantes no puedan aprobar sus propias ordenes.

Cambio de diseno de lista: Cuando las aprobaciones estan activas, la lista de OC puede cambiar a un diseno enfocado en aprobaciones donde la columna Lines se reemplaza por Approved By. El diseno exacto depende de la configuracion del sistema.

Limites de autorizacion: Si el total de una orden excede el limite de autorizacion del aprobador, el sistema bloquea la accion y requiere un aprobador de mayor autoridad.

Recepcion Contra Ordenes de Compra

Flujo de trabajo:

1. Abra la orden de compra, vaya a Line Items y haga clic en Receive.
2. La pantalla de recepcion se precarga con proveedor, almacen, trabajo y articulos de linea.
3. Ingrese Date In para cuando se recibieron fisicamente los bienes.
4. Asigne ubicaciones de almacen para cada articulo de linea.
5. Agregue numeros de serie o lote para articulos serializados.
6. Ajuste cantidades si su configuracion lo permite.
7. Si la Opcion de Administracion 280 esta habilitada, aparece una casilla Create Backorder. Marquela para generar una OC de pedido pendiente por la cantidad restante, o dejela sin marcar para omitir ese paso.
8. Haga clic en Save, luego en Receive para finalizar.
9. En el dialogo de finalizacion:
   • Complete cierra la OC.
   • Skip la deja abierta para recepciones adicionales.

Las recepciones parciales actualizan automaticamente el estado de linea de la OC. Las recepciones en exceso pueden generar advertencias dependiendo de la configuracion.

Para recepcion movil, listas de almacenamiento, detalle de articulos serializados e impresion de etiquetas, consulte Recepcion de Stock.

Devoluciones y Correcciones

Use Devoluciones y Correcciones para ajustar una OC despues de la recepcion. Sirven para propositos diferentes.

Devoluciones

Use Returns cuando los bienes regresan fisicamente al proveedor por danos, problemas de calidad o exceso de envio.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Returns

Flujo de trabajo:

1. Abra la orden de compra y vaya a Line Items.
2. Haga clic en Returns.
3. Ingrese cantidades de devolucion para las lineas recibidas elegibles.
4. Haga clic en Apply y confirme.

Las devoluciones eliminan stock del inventario y actualizan el estado de linea de la OC. Si el stock ya fue movido o ajustado de otra manera despues de la recepcion, la pagina de Returns puede abrirse sin lineas disponibles.

Correcciones

Use Corrections para corregir errores de ingreso de recepcion sin devolver fisicamente los bienes.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Corrections

Flujo de trabajo:

1. Abra la orden de compra y vaya a Line Items.
2. Haga clic en Corrections.
3. Actualice las cantidades corregidas.
4. Haga clic en Apply y confirme.

Las correcciones modifican el historial de recepcion con un rastro de auditoria mas ligero que las Devoluciones. Para devoluciones fisicas al proveedor, use Devoluciones en su lugar.

Reabrir una OC Completada

El boton Re-Open en el encabezado de la OC restaura una OC completada o cancelada a un estado editable. Reabrir requiere el permiso de seguridad PO Corrections. No es una puerta estricta de UI para acceder a Devoluciones o Correcciones, pero reabrir primero sigue siendo el flujo de trabajo mas seguro cuando necesita la OC de vuelta en un estado activo.

Gestion de Proveedores

Proveedores

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers → Add Supplier

Los campos principales incluyen Company Name, Short ID, Contact, detalles de direccion, telefono/email, Payment Terms predeterminados y Ship Via predeterminado. Los campos adicionales pueden incluir Account Number, Discount %, Currency, PO Attention y Supplier Logo.

Estado del proveedor:

La casilla Discontinued es separada del estado. Un proveedor descontinuado se excluye de busquedas independientemente del estado seleccionado.

Catalogo de Proveedor

Configure precios especificos por proveedor, numeros de parte, UOM y datos de tiempo de entrega usados al crear lineas de OC.

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog → Add Supplier Catalog Entry

Acuerdos de Terminos

Los acuerdos de terminos almacenan precios contractuales de proveedores con validacion de vencimiento.

Acceso: System Lists → Shipping & Purchasing → Term Agreements

Ordenes de Compra de Reabastecimiento

Las OC de reabastecimiento generan ordenes de compra automaticamente desde puntos de reorden y analisis de demanda en lugar de ingreso manual de lineas.

Acceso: Orders → Purchasing → Restocking POs

La pantalla de reabastecimiento analiza los niveles de articulos por almacen, sugiere cantidades y proveedores, y crea OC separadas por proveedor cuando usted confirma la ejecucion.

Para configuracion de niveles de reorden, calculos de demanda y el flujo de trabajo completo de reabastecimiento, consulte Reabastecimiento.

Ordenes de Compra de Activos

Cuando crea una OC con Order Type: Assets, el sistema usa un flujo de trabajo de lineas de activos separado en lugar del flujo de lineas de inventario estandar.

Use este tipo de orden para equipos de capital y otros activos rastreados que no deben seguir la ruta normal de recepcion de inventario.

Acciones de Utilidad

El encabezado de la OC tambien puede exponer acciones de adjuntos o vista previa y un engranaje de opciones de administracion especifico de OC. Estas acciones pueden variar segun permisos y configuracion.

Opciones de Administracion

• Unit Price: Costo por unidad (autocompletado desde catalogo de proveedor si esta configurado)
• PO UOM: Unidad de medida de compra
• PO Units: Cantidad en UOM de compra (autocalculado desde conversion de UOM)
• Package: Tipo de paquete (caja, carton, pallet, etc.)
• Supplier PN: Numero de parte del proveedor para el articulo
• Terms: Vinculo a acuerdo de terminos para precios contractuales (opcional)

6. Haga clic en “Save” despues de agregar cada articulo de linea
7. Navegue a la pestana Notes/Totals para revisar:
   • Sub Total, Descuento, Impuesto sobre Ventas, Cargos de Envio, Otros Cargos
   • Terminos y Condiciones, Notas de OC
8. Haga clic en “Save” para finalizar la orden

Consejos:

• El catalogo de proveedor autocompleta precios y numeros de parte del proveedor cuando esta configurado
• Los acuerdos de terminos aplican precios contractuales y validacion de vencimiento
• Las notas de articulos de linea se copian a observaciones de inventario si la Opcion de Administracion esta habilitada
• La pestana de cronograma de entrega permite configurar multiples fechas de entrega para recepciones por etapas

Campos de Articulos de Linea de Orden de Compra

Flujo de Trabajo de OC de Reabastecimiento

Genere ordenes de compra automatizadas basadas en necesidades de inventario y niveles de reorden configurados.

Acceso: Orders → Purchasing → Restocking POs

Si esta comprando para construcciones activas en lugar de reposicion general, consulte tambien Compras de Manufactura.

Flujo de trabajo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Restocking POs
2. Seleccione almacen para analizar
3. Aplique filtros opcionales (proveedor, categoria, centro de costos)
4. Haga clic en “Suggest” para generar recomendaciones
5. Revise el analisis del sistema:
   • Articulos por debajo de puntos de reorden (resaltados en rojo si falta proveedor)
   • Cantidades disponibles vs esperadas
   • Niveles minimos sugeridos desde analisis de demanda
   • Cantidades de reorden calculadas
6. Personalice segun necesidad:
   • Sobreescriba cantidades sugeridas
   • Seleccione proveedores desde desplegables (requerido para articulos resaltados en rojo)
   • Use “Select All” / “Deselect All” para gestion masiva
   • Use Demand Source cuando este disponible para cambiar entre vistas de demanda por historial de ventas y ordenes abiertas
7. Haga clic en “Create”
8. El sistema crea OC separadas para cada proveedor
9. Complete las OC generadas a traves del flujo de trabajo de compras estandar

Caracteristicas:

• Analisis de demanda historica con periodos configurables (Opcion de Administracion 32)
• Calculos de stock de seguridad usando multiples metodos (Opcion de Administracion 31)
• Optimizacion de multiplo de orden
• Seleccion automatica de proveedor desde configuracion del articulo
• Pedidos consolidados entre ubicaciones para mejores precios

Consulte Reabastecimiento para documentacion completa sobre configuracion de niveles de reorden y pronostico de demanda.

Procedimientos de Flujo de Trabajo de Aprobacion

Proceso de Aprobacion Estandar

Cuando la Opcion de Administracion 106 esta habilitada, las ordenes de compra requieren aprobacion antes de recibir:

Flujo de trabajo:

1. El solicitante crea la orden de compra con todos los articulos de linea
2. El aprobador revisa la orden en la lista de Purchase Orders
3. El aprobador hace clic en la orden y en el boton “Approve”
4. El sistema valida el limite de autorizacion del aprobador contra el total de la orden
5. El estado de la orden cambia a “Approved” y puede ser recibida
6. Si la orden excede el limite del aprobador, se muestra un error requiriendo mayor autoridad

Caracteristicas de aprobacion:

• Limites de autorizacion: Los aprobadores solo pueden aprobar ordenes dentro de su limite monetario
• Aprobacion multinivel (Opcion de Administracion 191): Separa roles de creacion y aprobacion
• Revocacion de aprobacion: Las ordenes previamente aprobadas pueden tener su aprobacion retirada
• Estado pendiente: Las ordenes muestran “Pending Approval” hasta ser autorizadas

Procedimientos de Recepcion

Recepcion en Escritorio

Flujo de trabajo de recepcion estandar con asignacion completa de ubicacion y captura de serie.

Flujo de trabajo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Purchase Orders
2. Haga clic en el icono de tres lineas en la columna Lines o haga clic en la orden
3. Vaya a la pestana Line Items
4. Haga clic en el boton “Receive”
5. El sistema valida el estado de aprobacion (si es requerido) y abre la pantalla de recepcion
6. La pantalla de recepcion se precarga con:
   • Almacen de la OC
   • Informacion del proveedor
   • Job ID (si esta asignado)
   • Articulos de linea con cantidades esperadas
   • Codigo de razon PO Receipt (autoasignado)
7. Asigne ubicaciones para cada articulo de linea:
   • Seleccione manualmente ubicaciones de almacen
   • O permita que el sistema autoasigne desde valores predeterminados del articulo (se hace al guardar)
8. Revise y ajuste cantidades segun lo permita la configuracion
9. Agregue numeros de serie/lote para articulos serializados
10. Haga clic en “Save” para revisar, luego en “Receive” para finalizar
11. El sistema pregunta si completar la orden:
    • Haga clic en “OK” si esta totalmente recibida o para preservar el estado parcial
    • Haga clic en “Cancel” si espera entregas adicionales

Caracteristicas:

• Las cantidades pueden ser editables o bloqueadas (Opciones de Administracion 94, 113)
• Las recepciones parciales actualizan automaticamente el estado de linea de la OC
• Las recepciones en exceso generan advertencias pero pueden proceder si esta permitido
• Los costos unitarios se toman por defecto de los articulos de linea de la OC
• Opcionalmente crea pedidos pendientes automaticos para cantidades restantes (Opcion de Administracion 280)
• Los articulos serializados se dividen automaticamente en lineas individuales (configurable)
• Imprima listas de almacenamiento para personal de almacen
• Imprima etiquetas para operaciones de codigo de barras

Consulte Recepcion de Stock para documentacion completa de recepcion.

Recepcion Movil

Complete operaciones de recepcion en dispositivos moviles para mayor flexibilidad.

Flujo de trabajo:

1. Inicie sesion en Inventory Pro Mobile
2. Seleccione almacen
3. Navegue a Orders → View Purchase Orders
4. Seleccione la orden de compra a recibir
5. Marque los articulos que se estan recibiendo
6. Haga clic en “Complete Order”
7. Haga clic en “Receive” para finalizar la transaccion

Caracteristicas:

• Escaneo de codigo de barras para articulos, ubicaciones y series
• Actualizaciones de inventario en tiempo real
• Asignacion de ubicacion en piso de almacen
• Captura de numeros de serie

Procedimientos de Devoluciones y Correcciones

Ajuste ordenes de compra despues de recibir usando dos metodos distintos con diferentes rastros de auditoria.

Procesamiento de Devoluciones

Procese devoluciones al proveedor por articulos danados, problemas de calidad o errores de recepcion. Crea un rastro de auditoria completo vinculando la devolucion a la OC original.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Returns

Cuando usar Devoluciones:

• Devolviendo fisicamente articulos al proveedor
• Bienes danados o defectuosos
• Problemas de calidad que requieren credito del proveedor
• Rechazo parcial de la orden

Flujo de trabajo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Purchase Orders
2. Seleccione la orden de compra con articulos a devolver
3. Si la orden esta completada, haga clic en el boton “Re-Open” y confirme
4. Vaya a la pestana Line Items
5. Haga clic en el boton “Returns”
6. La pantalla de devoluciones muestra articulos recibidos disponibles para devolucion
7. Ingrese cantidades de devolucion (no pueden exceder las cantidades recibidas)
8. Haga clic en el boton “Apply”
9. Confirme los cambios o cancele para revisar
10. El sistema emite inventario (elimina del stock) y actualiza el estado de linea de la OC

Caracteristicas:

• Emite automaticamente stock fuera del inventario
• Actualiza el estado de linea de la orden de compra para reflejar devoluciones
• Rastrea creditos de proveedor y autorizaciones de devolucion
• Vincula transacciones de devolucion a la OC original para rastro de auditoria
• Usa codigo de razon PO Correction (-8) para reportes apropiados
• Las cantidades de devolucion se validan contra cantidades recibidas

Efecto: Reduce cantidades de inventario mientras mantiene historial completo de transacciones y seguimiento de creditos del proveedor. Use este metodo en lugar de emisiones directas cuando devuelve al proveedor.

Procesamiento de Correcciones

Corrija errores de ingreso de datos o errores de recepcion ajustando directamente los datos historicos de recepcion. Rastro de auditoria limitado.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Corrections

Cuando usar Correcciones:

• Corregir errores de ingreso de datos (recibio 8 en lugar de 6)
• Arreglar errores de cantidad sin devolucion fisica
• Ajustar registros historicos de recepcion

Flujo de trabajo:

1. Navegue a la orden de compra y reabra si esta completada
2. Vaya a la pestana Line Items
3. Haga clic en el boton “Corrections”
4. Ingrese cantidades corregidas en la columna Corrected Amount
5. Haga clic en “Apply” y confirme
6. El sistema ajusta el inventario para reflejar las cantidades corregidas

Importante: Las correcciones modifican datos historicos con rastro de auditoria limitado. Use con cuidado y documente las razones externamente. Para devoluciones fisicas al proveedor, use el metodo de Devoluciones en su lugar.

Efecto: Ajusta el inventario para reflejar cantidades corregidas con rastro de auditoria limitado. Use el metodo de Devoluciones para devoluciones al proveedor para mantener seguimiento adecuado de creditos.

Detalles de Gestion de Proveedores

Lista de Proveedores

Mantenga informacion de proveedores incluyendo contactos, direcciones y condiciones de pago.

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers

Informacion del proveedor:

• Short ID: Identificador del proveedor (funciona como Item ID para proveedores)
• Full Name: Nombre completo de la empresa proveedora
• Contact Information: Telefono, fax, email, sitio web
• Address: Direccion comercial principal
• Payment Terms: Condiciones de pago predeterminadas para ordenes
• Supplier Status: Approved, Non-Approved o Probation

Estado del proveedor:

• Approved: Todos los usuarios pueden ordenar de este proveedor
• Non-Approved: El proveedor no puede ser seleccionado (para proveedores descontinuados)
• Probation: El proveedor puede ser seleccionado pero muestra mensaje de advertencia (revise notas antes de ordenar)

Gestion de proveedores:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Suppliers
2. Haga clic en “Create New Supplier” o edite proveedor existente (icono de lapiz)
3. Complete la informacion del proveedor
4. Establezca el estado del proveedor
5. Agregue notas para informacion importante
6. Haga clic en “Save”

Gestion del Catalogo de Proveedor

Configure precios especificos por proveedor, numeros de parte y tiempos de entrega para creacion automatizada de ordenes.

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog

Caracteristicas del catalogo:

• Multiples proveedores por articulo con diferentes precios
• Mapeo de numeros de parte del proveedor
• Precio base mas 5 niveles de precio (L1-L5)
• Seguimiento de tiempo de entrega por proveedor/articulo
• Especificaciones de paquete y UOM
• Vinculacion de acuerdo de terminos

Configurar entradas del catalogo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog
2. Haga clic en “Add New Supplier Catalog Entry”
3. Seleccione proveedor e item ID
4. Ingrese el numero de parte del proveedor
5. Configure paquete, UOM y acuerdo de terminos
6. Establezca precio unitario y niveles de precio
7. Ingrese dias de entrega
8. Haga clic en “Save”

Integracion:

• Las ordenes de compra autocompletaron precios desde el catalogo
• Los numeros de parte del proveedor se imprimen en la OC para referencia del proveedor
• Los tiempos de entrega calculan fechas de entrega esperadas
• Los niveles de precio soportan estructuras de precios escalonados

Gestion de Acuerdos de Terminos

Gestione precios contractuales con proveedores para articulos y plazos especificos.

Acceso: System Lists → Term Agreements

Configuracion del acuerdo de terminos:

1. Abra System Lists y seleccione Term Agreements
2. Haga clic en “Create New Term Agreement”
3. Ingrese identificador del acuerdo de terminos
4. Agregue descripcion
5. Seleccione proveedor
6. Establezca fecha de vencimiento
7. Haga clic en “Save”
8. Vincule articulos en el Catalogo de Proveedor con referencia al acuerdo de terminos

Caracteristicas:

• Aplicacion de precios contractuales
• Validacion de fecha de vencimiento
• Alertas automaticas para acuerdos expirados
• Integracion con catalogo de proveedor para precios especificos por articulo

Caracteristicas Adicionales

Importacion Masiva

Importe ordenes de compra desde sistemas externos o para migracion de datos.

Acceso: Utilities → General → Import and Export → Purchase Order Import

Datos soportados:

• Encabezados de ordenes de compra (ordenes, proveedores, fechas)
• Articulos de linea con cantidades y precios
• Asignaciones de trabajo y cronogramas de entrega
• Documentacion de soporte

Flujo de trabajo:

1. Descargue la plantilla de Purchase Order
2. Formatee los datos segun la plantilla
3. Incluya todos los campos requeridos (orden, proveedor, articulos, cantidades)
4. Cargue el archivo a traves del sistema de importacion
5. El sistema valida y crea las ordenes
6. Revise las ordenes importadas en la lista de Purchase Orders

Consulte Importacion y Exportacion para procedimientos detallados de importacion.

Gestion de Metodos de Envio

Configure metodos de transporte para seguimiento de entregas.

Acceso: Orders → Management → Ship Via List

Tipos de Ship Via:

• Modos de transporte (camion, ferrocarril, aereo, maritimo)
• Contenedores especificos (cajas, pallets)
• Servicios de transportista

Gestion de Ship Via:

1. Navegue a Orders → Management → Ship Via
2. Haga clic en “Create New Ship Via” o edite existente
3. Ingrese descripcion
4. Marque “Use in Lookups” para hacerlo seleccionable
5. Marque “List Top” para mostrar al inicio de listas de seleccion
6. Haga clic en “Save”

Condiciones de Pago

Defina plazos de pago y estructuras de descuento para ordenes de proveedores.

Acceso: Orders → Management → Payment Terms

Configuracion de condiciones de pago:

• Net Due in Days: Plazo de pago
• Discount Percentage: Descuento por pago anticipado
• Discount within Days: Dias para calificar al descuento
• Use in Lookups: Hacer el termino seleccionable
• List Top: Mostrar al inicio de listas de seleccion

Validacion y Reglas de Negocio

Validacion de ordenes:

• El proveedor debe estar activo (no en estado Non-Approved)
• Los articulos deben existir en el maestro de articulos y estar activos
• La fecha solicitada no puede estar en el pasado (configurable)

Validacion de recepcion:

• Aprobacion requerida antes de recibir (Opcion de Administracion 106)
• Los articulos deben estar habilitados para el almacen de recepcion (Opcion de Administracion 504)
• Las recepciones en exceso generan advertencias (configurable para permitir/prevenir)
• Los numeros de serie son requeridos para articulos serializados

Precios y costos:

• Los costos unitarios se toman por defecto de los articulos de linea de la OC, catalogo de proveedor o maestro de articulos
• Los costos en cero generan advertencias pero pueden proceder si se aprueba
• Los tipos de cambio soportan conversion de moneda de proveedores internacionales

Reglas de estado:

• No se pueden cancelar ordenes con recepciones parciales
• Las ordenes completadas deben reabrirse antes de correcciones/devoluciones
• El estado Past Due es automatico cuando se supera la fecha de entrega solicitada

Referencia de Opciones de Administracion

Opciones de configuracion clave que afectan las operaciones de ordenes de compra:

Mejores Practicas

Gestion de proveedores y catalogo:

• Mantenga informacion precisa de proveedores incluyendo contactos, condiciones de pago y estado. Mantenga actualizados los catalogos de proveedor con precios, numeros de parte y tiempos de entrega. Establezca jerarquias claras de aprobacion con limites de autorizacion apropiados. Revise acuerdos de terminos antes del vencimiento y renueve contratos proactivamente. Actualice el estado del proveedor a Non-Approved o Probation cuando surjan problemas de calidad o entrega.

Procesamiento de ordenes:

• Procese recepciones prontamente al momento de la entrega para mantener la precision del inventario. Verifique cantidades y costos contra las ordenes de compra durante la recepcion. Adjunte documentacion de soporte (guias de remision, facturas) cuando este disponible. Use codigos de razon apropiados para todas las transacciones de recepcion. Revise ordenes vencidas semanalmente y haga seguimiento con proveedores.

Control y analisis de costos:

• Revise y valide regularmente los precios contra tarifas de mercado y acuerdos contractuales. Monitoree la frecuencia de ordenes y consolide compras para mejores precios. Rastree el desempeno de proveedores incluyendo tiempos de entrega, problemas de calidad y precision de precios. Use OC de reabastecimiento para reposicion rutinaria para optimizar cantidades de orden y reducir esfuerzo manual.

Solucion de Problemas

“Cannot receive - order requires approval”

• Problema: Intentando recibir una orden de compra no aprobada (Opcion de Administracion 106 habilitada)
• Solucion: Haga que un aprobador autorizado revise y apruebe la orden antes de recibir. Verifique que el aprobador tenga limite de autorizacion suficiente para el total de la orden
• Prevencion: Establezca flujos de trabajo de aprobacion claros y comuniquelo a todo el personal de compras

“Item not allowed in warehouse”

• Problema: El articulo no esta habilitado para el almacen de recepcion (Opcion de Administracion 504)
• Solucion: Habilite el articulo en las asignaciones de almacen o deshabilite la Opcion de Administracion 504 globalmente
• Prevencion: Mantenga relaciones precisas almacen-articulo antes de crear ordenes

“Missing supplier assignment” (OC de Reabastecimiento)

• Problema: Los articulos necesitan reabastecimiento pero no tienen proveedor asignado (resaltados en rojo)
• Solucion: Asigne proveedor preferido en el maestro de articulos o configuracion de nivel de reorden
• Prevencion: Configure proveedores durante la configuracion de articulos o mantenimiento de niveles de reorden

“Cannot cancel order”

• Problema: Intentando cancelar una orden con recepciones parciales
• Solucion: Las ordenes con recepciones no pueden cancelarse. Use Devoluciones para revertir cantidades recibidas si es necesario
• Prevencion: Cancele ordenes antes de que comience la recepcion, o use Devoluciones para reversiones parciales

“Duplicate item on purchase order”

• Problema: Intentando agregar el mismo articulo dos veces (Opcion de Administracion 98 habilitada)
• Solucion: Actualice la cantidad en la linea existente en lugar de agregar una linea duplicada
• Prevencion: Revise lineas existentes antes de agregar nuevos articulos

“Incorrect pricing on order”

• Problema: Los precios unitarios no coinciden con los precios esperados del proveedor
• Solucion: Verifique la configuracion del catalogo de proveedor y la configuracion del acuerdo de terminos. Revise la configuracion de niveles de precio
• Prevencion: Mantenga catalogos de proveedor actualizados con precios precisos

“Cannot modify completed order”

• Problema: Intentando editar una orden marcada como completa
• Solucion: Haga clic en el boton “Re-Open” para devolver la orden a estado pendiente, luego haga cambios
• Prevencion: Revise ordenes cuidadosamente antes de completar, especialmente para entregas por etapas

Reportes Clave

Acceda a reportes de ordenes de compra via Reports → [Search] o desde la pantalla de Purchase Orders.

Lista de Ordenes de Compra (Reporte 62): Resumen de todas las ordenes de compra con proveedor, fecha de orden, fecha solicitada, estado y valor total. Filtre por estado, proveedor, almacen, rango de fechas y comprador. Reporte principal para rastrear toda la actividad de adquisicion.

Ordenes de Compra Pendientes (Reporte 68): Ordenes activas en espera de recepcion con detalles de articulos de linea, cantidades esperadas y analisis de antiguedad. Muestra ordenes vencidas que requieren seguimiento. Esencial para gestionar compromisos abiertos y comunicaciones con proveedores.

Ordenes de Compra Recibidas (Reporte 71): Historial completo de recepcion mostrando que se recibio, cuando, por quien y a que costo. Vincula recepciones a ordenes de compra originales para rastro de auditoria. Use para analisis de costos y evaluacion de desempeno de proveedores.

Analisis de Compras por Proveedor: Analisis de gasto mostrando compras totales por proveedor durante el periodo seleccionado. Identifique principales proveedores y patrones de gasto para apalancamiento en negociaciones y oportunidades de consolidacion.

Sugerencias de Reabastecimiento (Reporte 116): Cantidades de orden recomendadas basadas en puntos de reorden y analisis de demanda. Muestra articulos que necesitan reposicion con cantidades y proveedores sugeridos.

Todos los reportes soportan filtrado por rango de fechas, almacen, proveedor, comprador, estado y articulo. Exporte a Excel para analisis adicional.

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