Órdenes de Compra

Las órdenes de compra gestionan la adquisici\u00f3n formal de proveedores con seguimiento, flujos de trabajo de aprobaci\u00f3n e integraci\u00f3n de recepci\u00f3n.

Para procedimientos detallados de recepci\u00f3n, consulte Recepci\u00f3n de Stock.

Entendiendo las Ordenes de Compra

Componentes de pantalla:

• Header: Proveedor, ubicaciones de envío/facturación, fechas, condiciones de pago, moneda y cargos
• Line Items: Artículos, cantidades, precios y detalles de paquetes
• Notes: Totales y notas internas; las entradas monetarias del encabezado como Discount %, Sales Tax %, Currency, Exchange Rate, Shipping y Other Charges se revisan aquí
• Delivery Schedule: Múltiples fechas de entrega para recepciones por etapas (opcional; puede ocultarse por opci\u00f3n)

Estado de la Orden:

La lista de OC también puede exponer un filtro de Job y un enlace de Todays Activity, dependiendo de la configuraci\u00f3n.

Crear Ordenes de Compra

Acceso: Orders → Purchasing → Purchase Orders → Add Purchase Order

Crear el encabezado:

1. En la lista de Purchase Orders, haga clic en Add Purchase Order.
2. Complete los campos requeridos:
   • Supplier: Debe estar activo; los proveedores No Aprobados bloquean la creaci\u00f3n de órdenes.
   • Requested Date: Fecha de entrega esperada.
   • Payment Terms, Ship Vía: Se toman por defecto del proveedor cuando está configurado.
   • Order Type: Seleccione Assets para compras de activos de capital. Las OC de inventario estándar usan el tipo de orden predeterminado.
3. Los campos opcionales del encabezado incluyen Supplier Order, Supplier Attention, Job, Currency, Exchange Rate, Discount %, Sales Tax %, Shipping Charge, Other Charges y Terms and Conditions.
4. Haga clic en Save.

Nota: Buyer, Order Date y algunos campos adicionales solo son editables en una OC existente, no durante la creaci\u00f3n inicial.

Agregar artículos de línea:

1. Vaya a la pestaña Line Items y haga clic en Add Line.
2. Complete los campos:

3. Haga clic en Save después de cada línea.

Revisar la pestaña Notes: Vaya a Notes para confirmar subtotal, descuento, impuesto, envío, arancel y otros cargos. Estos totales reflejan los valores del encabezado ingresados durante la creaci\u00f3n; edite el encabezado de la OC para cambiarlos.

Catalogo de Proveedor y Acuerdos de Terminos en Contexto de OC

Cuando existe una entrada de catálogo de proveedor para el artículo, la línea autocompleta Unit Cost, UOM y Supplier PN. Los acuerdos de términos aplican precios contractuales y pueden bloquear el uso de acuerdos expirados al guardar.

• Mantenimiento del catálogo de proveedor: Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog
• Mantenimiento de acuerdos de términos: System Lists → Shipping & Purchasing

Flujos de Trabajo de Aprobacion

Cuando la Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 106 está habilitada, las órdenes de compra requieren aprobaci\u00f3n antes de recibir.

Acciones de aprobaci\u00f3n:

• Approve: Autoriza la orden y valida el limite de autorizaci\u00f3n del aprobador contra el total de la orden.
• Sign Off: Acci\u00f3n de cadena de aprobaci\u00f3n separada cuando se configura aprobaci\u00f3n multinivel.
• Revoke: Retira una aprobaci\u00f3n previa.

Aprobaci\u00f3n multinivel: La Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 191 separa los roles de creaci\u00f3n y aprobaci\u00f3n de OC para que los solicitantes no puedan aprobar sus propias órdenes.

Cambio de diseño de lista: Cuando las aprobaciones están activas, la lista de OC puede cambiar a un diseño enfocado en aprobaciones donde la columna Lines se reemplaza por Approved By. El diseño exacto depende de la configuraci\u00f3n del sistema.

Limites de autorizaci\u00f3n: Si el total de una orden excede el limite de autorizaci\u00f3n del aprobador, el sistema bloquea la acci\u00f3n y requiere un aprobador de mayor autoridad.

Recepcion Contra Ordenes de Compra

Flujo de trabajo:

1. Abra la orden de compra, vaya a Line Items y haga clic en Receive.
2. La pantalla de recepci\u00f3n se precarga con proveedor, almacén, trabajo y artículos de línea.
3. Ingrese Date In para cuando se recibieron físicamente los bienes.
4. Asigne ubicaciones de almacén para cada artículo de línea.
5. Agregue números de serie o lote para artículos serializados.
6. Ajuste cantidades si su configuraci\u00f3n lo permite.
7. Si la Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 280 está habilitada, aparece una casilla Create Backorder. Marquela para generar una OC de pedido pendiente por la cantidad restante, o dejela sin marcar para omitir ese paso.
8. Haga clic en Save, luego en Receive para finalizar.
9. En el diálogo de finalizaci\u00f3n:
   • Complete cierra la OC.
   • Skip la deja abierta para recepciones adicionales.

Las recepciones parciales actualizan automáticamente el estado de línea de la OC. Las recepciones en exceso pueden generar advertencias dependiendo de la configuraci\u00f3n.

Para recepci\u00f3n móvil, listas de almacenamiento, detalle de artículos serializados e impresión de etiquetas, consulte Recepci\u00f3n de Stock.

Devoluciones y Correcciones

Use Devoluciones y Correcciones para ajustar una OC después de la recepci\u00f3n. Sirven para propósitos diferentes.

Devoluciones

Use Returns cuando los bienes regresan físicamente al proveedor por daños, problemas de calidad o exceso de envío.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Returns

Flujo de trabajo:

1. Abra la orden de compra y vaya a Line Items.
2. Haga clic en Returns.
3. Ingrese cantidades de devoluci\u00f3n para las líneas recibidas elegibles.
4. Haga clic en Apply y confirme.

Las devoluciones eliminan stock del inventario y actualizan el estado de línea de la OC. Si el stock ya fue movido o ajustado de otra manera después de la recepci\u00f3n, la página de Returns puede abrirse sin líneas disponibles.

Correcciones

Use Corrections para corregir errores de ingreso de recepci\u00f3n sin devolver físicamente los bienes.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Corrections

Flujo de trabajo:

1. Abra la orden de compra y vaya a Line Items.
2. Haga clic en Corrections.
3. Actualice las cantidades corregidas.
4. Haga clic en Apply y confirme.

Las correcciones modifican el historial de recepci\u00f3n con un rastro de auditoría mas ligero que las Devoluciones. Para devoluciones físicas al proveedor, use Devoluciones en su lugar.

Reabrir una OC Completada

El botón Re-Open en el encabezado de la OC restaura una OC completada o cancelada a un estado editable. Reabrir requiere el permiso de seguridad PO Corrections. No es una puerta estricta de UI para acceder a Devoluciones o Correcciones, pero reabrir primero sigue siendo el flujo de trabajo mas seguro cuando necesita la OC de vuelta en un estado activo.

Gestion de Proveedores

Proveedores

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers → Add Supplier

Los campos principales incluyen Company Name, Short ID, Contact, detalles de direcci\u00f3n, teléfono/email, Payment Terms predeterminados y Ship Vía predeterminado. Los campos adicionales pueden incluir Account Number, Discount %, Currency, PO Attention y Supplier Logo.

Estado del proveedor:

La casilla Discontinued es separada del estado. Un proveedor descontinuado se excluye de búsquedas independientemente del estado seleccionado.

Catalogo de Proveedor

Configure precios específicos por proveedor, números de parte, UOM y datos de tiempo de entrega usados al crear líneas de OC.

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog → Add Supplier Catalog Entry

Acuerdos de Terminos

Los acuerdos de términos almacenan precios contractuales de proveedores con validaci\u00f3n de vencimiento.

Acceso: System Lists → Shipping & Purchasing → Term Agreements

Ordenes de Compra de Reabastecimiento

Las OC de reabastecimiento generan órdenes de compra automáticamente desde puntos de reorden y análisis de demanda en lugar de ingreso manual de líneas.

Acceso: Orders → Purchasing → Restocking POs

La pantalla de reabastecimiento analiza los niveles de artículos por almacén, sugiere cantidades y proveedores, y crea OC separadas por proveedor cuando usted confirma la ejecuci\u00f3n.

Para configuraci\u00f3n de niveles de reorden, calculos de demanda y el flujo de trabajo completo de reabastecimiento, consulte Reabastecimiento.

Ordenes de Compra de Activos

Cuando crea una OC con Order Type: Assets, el sistema usa un flujo de trabajo de líneas de activos separado en lugar del flujo de líneas de inventario estándar.

Use este tipo de orden para equipos de capital y otros activos rastreados que no deben seguir la ruta normal de recepci\u00f3n de inventario.

Acciones de Utilidad

El encabezado de la OC también puede exponer acciones de adjuntos o vista previa y un engranaje de opciones de administraci\u00f3n específico de OC. Estas acciones pueden variar según permisos y configuraci\u00f3n.

Opciones de Administracion

• Unit Price: Costo por unidad (autocompletado desde catálogo de proveedor si está configurado)
• PO UOM: Unidad de medida de compra
• PO Units: Cantidad en UOM de compra (autocalculado desde conversión de UOM)
• Package: Tipo de paquete (caja, carton, pallet, etc.)
• Supplier PN: Número de parte del proveedor para el artículo
• Terms: Vínculo a acuerdo de términos para precios contractuales (opcional)

6. Haga clic en “Save” después de agregar cada artículo de línea
7. Navegue a la pestaña Notes/Totals para revisar:
   • Sub Total, Descuento, Impuesto sobre Ventas, Cargos de Envío, Otros Cargos
   • Términos y Condiciones, Notas de OC
8. Haga clic en “Save” para finalizar la orden

Consejos:

• El catálogo de proveedor autocompleta precios y números de parte del proveedor cuando está configurado
• Los acuerdos de términos aplican precios contractuales y validaci\u00f3n de vencimiento
• Las notas de artículos de línea se copian a observaciones de inventario si la Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n está habilitada
• La pestaña de cronograma de entrega permite configurar múltiples fechas de entrega para recepciones por etapas

Campos de Articulos de Linea de Orden de Compra

Flujo de Trabajo de OC de Reabastecimiento

Genere órdenes de compra automatizadas basadas en necesidades de inventario y niveles de reorden configurados.

Acceso: Orders → Purchasing → Restocking POs

Si esta comprando para construcciones activas en lugar de reposici\u00f3n general, consulte también Compras de Manufactura.

Flujo de trabajo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Restocking POs
2. Seleccione almacén para analizar
3. Aplique filtros opcionales (proveedor, categoría, centro de costos)
4. Haga clic en “Suggest” para generar recomendaciones
5. Revise el análisis del sistema:
   • Artículos por debajo de puntos de reorden (resaltados en rojo si falta proveedor)
   • Cantidades disponibles vs esperadas
   • Niveles mínimos sugeridos desde análisis de demanda
   • Cantidades de reorden calculadas
6. Personalice según necesidad:
   • Sobreescriba cantidades sugeridas
   • Seleccione proveedores desde desplegables (requerido para artículos resaltados en rojo)
   • Use “Select All” / “Deselect All” para gestión masiva
   • Use Demand Source cuando este disponible para cambiar entre vistas de demanda por historial de ventas y órdenes abiertas
7. Haga clic en “Create”
8. El sistema crea OC separadas para cada proveedor
9. Complete las OC generadas a través del flujo de trabajo de compras estándar

Características:

• Análisis de demanda histórica con periodos configurables (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 32)
• Calculos de stock de seguridad usando múltiples métodos (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 31)
• Optimizaci\u00f3n de múltiplo de orden
• Selecci\u00f3n automática de proveedor desde configuraci\u00f3n del artículo
• Pedidos consolidados entre ubicaciones para mejores precios

Consulte Reabastecimiento para documentaci\u00f3n completa sobre configuraci\u00f3n de niveles de reorden y pronóstico de demanda.

Procedimientos de Flujo de Trabajo de Aprobacion

Proceso de Aprobacion Estandar

Cuando la Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 106 está habilitada, las órdenes de compra requieren aprobaci\u00f3n antes de recibir:

Flujo de trabajo:

1. El solicitante crea la orden de compra con todos los artículos de línea
2. El aprobador revisa la orden en la lista de Purchase Orders
3. El aprobador hace clic en la orden y en el botón “Approve”
4. El sistema valida el limite de autorizaci\u00f3n del aprobador contra el total de la orden
5. El estado de la orden cambia a “Approved” y puede ser recibida
6. Si la orden excede el limite del aprobador, se muestra un error requiriendo mayor autoridad

Características de aprobaci\u00f3n:

• Limites de autorizaci\u00f3n: Los aprobadores solo pueden aprobar órdenes dentro de su limite monetario
• Aprobaci\u00f3n multinivel (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 191): Separa roles de creaci\u00f3n y aprobaci\u00f3n
• Revocaci\u00f3n de aprobaci\u00f3n: Las órdenes previamente aprobadas pueden tener su aprobaci\u00f3n retirada
• Estado pendiente: Las órdenes muestran “Pending Approval” hasta ser autorizadas

Procedimientos de Recepcion

Recepcion en Escritorio

Flujo de trabajo de recepci\u00f3n estándar con asignaci\u00f3n completa de ubicaci\u00f3n y captura de serie.

Flujo de trabajo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Purchase Orders
2. Haga clic en el icono de tres líneas en la columna Lines o haga clic en la orden
3. Vaya a la pestaña Line Items
4. Haga clic en el botón “Receive”
5. El sistema valida el estado de aprobaci\u00f3n (si es requerido) y abre la pantalla de recepci\u00f3n
6. La pantalla de recepci\u00f3n se precarga con:
   • Almacén de la OC
   • Informaci\u00f3n del proveedor
   • Job ID (si esta asignado)
   • Artículos de línea con cantidades esperadas
   • Código de razón PO Receipt (autoasignado)
7. Asigne ubicaciones para cada artículo de línea:
   • Seleccione manualmente ubicaciones de almacén
   • O permita que el sistema autoasigne desde valores predeterminados del artículo (se hace al guardar)
8. Revise y ajuste cantidades según lo permita la configuraci\u00f3n
9. Agregue números de serie/lote para artículos serializados
10. Haga clic en “Save” para revisar, luego en “Receive” para finalizar
11. El sistema pregunta si completar la orden:
    • Haga clic en “OK” si esta totalmente recibida o para preservar el estado parcial
    • Haga clic en “Cancel” si espera entregas adicionales

Características:

• Las cantidades pueden ser editables o bloqueadas (Opciones de Administraci\u00f3n 94, 113)
• Las recepciones parciales actualizan automáticamente el estado de línea de la OC
• Las recepciones en exceso generan advertencias pero pueden proceder si está permitido
• Los costos unitarios se toman por defecto de los artículos de línea de la OC
• Opcionalmente crea pedidos pendientes automáticos para cantidades restantes (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 280)
• Los artículos serializados se dividen automáticamente en líneas individuales (configurable)
• Imprima listas de almacenamiento para personal de almacén
• Imprima etiquetas para operaciones de código de barras

Consulte Recepci\u00f3n de Stock para documentaci\u00f3n completa de recepci\u00f3n.

Recepcion Movil

Complete operaciones de recepci\u00f3n en dispositivos móviles para mayor flexibilidad.

Flujo de trabajo:

1. Inicie sesión en Inventory Pro Mobile
2. Seleccione almacén
3. Navegue a Orders → View Purchase Orders
4. Seleccione la orden de compra a recibir
5. Marque los artículos que se están recibiendo
6. Haga clic en “Complete Order”
7. Haga clic en “Receive” para finalizar la transacci\u00f3n

Características:

• Escaneo de código de barras para artículos, ubicaciones y series
• Actualizaciones de inventario en tiempo real
• Asignaci\u00f3n de ubicaci\u00f3n en piso de almacén
• Captura de números de serie

Procedimientos de Devoluciones y Correcciones

Ajuste órdenes de compra después de recibir usando dos métodos distintos con diferentes rastros de auditoría.

Procesamiento de Devoluciones

Procese devoluciones al proveedor por artículos dañados, problemas de calidad o errores de recepci\u00f3n. Crea un rastro de auditoría completo vinculando la devoluci\u00f3n a la OC original.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Returns

Cuando usar Devoluciones:

• Devolviendo físicamente artículos al proveedor
• Bienes dañados o defectuosos
• Problemas de calidad que requieren crédito del proveedor
• Rechazo parcial de la orden

Flujo de trabajo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Purchase Orders
2. Seleccione la orden de compra con artículos a devolver
3. Si la orden esta completada, haga clic en el botón “Re-Open” y confirme
4. Vaya a la pestaña Line Items
5. Haga clic en el botón “Returns”
6. La pantalla de devoluciones muestra artículos recibidos disponibles para devoluci\u00f3n
7. Ingrese cantidades de devoluci\u00f3n (no pueden exceder las cantidades recibidas)
8. Haga clic en el botón “Apply”
9. Confirme los cambios o cancele para revisar
10. El sistema emite inventario (elimina del stock) y actualiza el estado de línea de la OC

Características:

• Emite automáticamente stock fuera del inventario
• Actualiza el estado de línea de la orden de compra para reflejar devoluciones
• Rastrea créditos de proveedor y autorizaciones de devoluci\u00f3n
• Vincula transacciones de devoluci\u00f3n a la OC original para rastro de auditoría
• Usa código de razón PO Correction (-8) para reportes apropiados
• Las cantidades de devoluci\u00f3n se validan contra cantidades recibidas

Efecto: Reduce cantidades de inventario mientras mantiene historial completo de transacciones y seguimiento de créditos del proveedor. Use este método en lugar de emisiones directas cuando devuelve al proveedor.

Procesamiento de Correcciones

Corrija errores de ingreso de datos o errores de recepci\u00f3n ajustando directamente los datos históricos de recepci\u00f3n. Rastro de auditoría limitado.

Acceso: Purchase Orders → Line Items → Corrections

Cuando usar Correcciones:

• Corregir errores de ingreso de datos (recibió 8 en lugar de 6)
• Arreglar errores de cantidad sin devoluci\u00f3n física
• Ajustar registros históricos de recepci\u00f3n

Flujo de trabajo:

1. Navegue a la orden de compra y reabra si esta completada
2. Vaya a la pestaña Line Items
3. Haga clic en el botón “Corrections”
4. Ingrese cantidades corregidas en la columna Corrected Amount
5. Haga clic en “Apply” y confirme
6. El sistema ajusta el inventario para reflejar las cantidades corregidas

Importante: Las correcciones modifican datos históricos con rastro de auditoría limitado. Use con cuidado y documente las razones externamente. Para devoluciones físicas al proveedor, use el método de Devoluciones en su lugar.

Efecto: Ajusta el inventario para reflejar cantidades corregidas con rastro de auditoría limitado. Use el método de Devoluciones para devoluciones al proveedor para mantener seguimiento adecuado de créditos.

Detalles de Gestion de Proveedores

Lista de Proveedores

Mantenga informaci\u00f3n de proveedores incluyendo contactos, direcciones y condiciones de pago.

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers

Informaci\u00f3n del proveedor:

• Short ID: Identificador del proveedor (funciona como Item ID para proveedores)
• Full Name: Nombre completo de la empresa proveedora
• Contact Information: Teléfono, fax, email, sitio web
• Address: Direcci\u00f3n comercial principal
• Payment Terms: Condiciones de pago predeterminadas para órdenes
• Supplier Status: Approved, Non-Approved o Probation

Estado del proveedor:

• Approved: Todos los usuarios pueden ordenar de este proveedor
• Non-Approved: El proveedor no puede ser seleccionado (para proveedores descontinuados)
• Probation: El proveedor puede ser seleccionado pero muestra mensaje de advertencia (revise notas antes de ordenar)

Gestión de proveedores:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Suppliers
2. Haga clic en “Create New Supplier” o edite proveedor existente (icono de lápiz)
3. Complete la informaci\u00f3n del proveedor
4. Establezca el estado del proveedor
5. Agregue notas para informaci\u00f3n importante
6. Haga clic en “Save”

Gestion del Catalogo de Proveedor

Configure precios específicos por proveedor, números de parte y tiempos de entrega para creaci\u00f3n automatizada de órdenes.

Acceso: Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog

Características del catálogo:

• Múltiples proveedores por artículo con diferentes precios
• Mapeo de números de parte del proveedor
• Precio base mas 5 niveles de precio (L1-L5)
• Seguimiento de tiempo de entrega por proveedor/artículo
• Especificaciones de paquete y UOM
• Vinculaci\u00f3n de acuerdo de términos

Configurar entradas del catálogo:

1. Navegue a Orders → Purchasing → Suppliers’ Catalog
2. Haga clic en “Add New Supplier Catalog Entry”
3. Seleccione proveedor e item ID
4. Ingrese el número de parte del proveedor
5. Configure paquete, UOM y acuerdo de términos
6. Establezca precio unitario y niveles de precio
7. Ingrese días de entrega
8. Haga clic en “Save”

Integraci\u00f3n:

• Las órdenes de compra autocompletaron precios desde el catálogo
• Los números de parte del proveedor se imprimen en la OC para referencia del proveedor
• Los tiempos de entrega calculan fechas de entrega esperadas
• Los niveles de precio soportan estructuras de precios escalonados

Gestion de Acuerdos de Terminos

Gestione precios contractuales con proveedores para artículos y plazos específicos.

Acceso: System Lists → Term Agreements

Configuraci\u00f3n del acuerdo de términos:

1. Abra System Lists y seleccione Term Agreements
2. Haga clic en “Create New Term Agreement”
3. Ingrese identificador del acuerdo de términos
4. Agregue descripci\u00f3n
5. Seleccione proveedor
6. Establezca fecha de vencimiento
7. Haga clic en “Save”
8. Vincule artículos en el Catálogo de Proveedor con referencia al acuerdo de términos

Características:

• Aplicaci\u00f3n de precios contractuales
• Validaci\u00f3n de fecha de vencimiento
• Alertas automáticas para acuerdos expirados
• Integraci\u00f3n con catálogo de proveedor para precios específicos por artículo

Caracteristicas Adicionales

Importacion Masiva

Importe órdenes de compra desde sistemas externos o para migraci\u00f3n de datos.

Acceso: Utilities → General → Import and Export → Purchase Order Import

Datos soportados:

• Encabezados de órdenes de compra (órdenes, proveedores, fechas)
• Artículos de línea con cantidades y precios
• Asignaciones de trabajo y cronogramas de entrega
• Documentaci\u00f3n de soporte

Flujo de trabajo:

1. Descargue la plantilla de Purchase Order
2. Formatee los datos según la plantilla
3. Incluya todos los campos requeridos (orden, proveedor, artículos, cantidades)
4. Cargue el archivo a través del sistema de importaci\u00f3n
5. El sistema valida y crea las órdenes
6. Revise las órdenes importadas en la lista de Purchase Orders

Consulte Importaci\u00f3n y Exportaci\u00f3n para procedimientos detallados de importaci\u00f3n.

Gestion de Metodos de Envio

Configure métodos de transporte para seguimiento de entregas.

Acceso: Orders → Management → Ship Vía List

Tipos de Ship Vía:

• Modos de transporte (camión, ferrocarril, aereo, maritimo)
• Contenedores específicos (cajas, pallets)
• Servicios de transportista

Gestión de Ship Vía:

1. Navegue a Orders → Management → Ship Vía
2. Haga clic en “Create New Ship Vía” o edite existente
3. Ingrese descripci\u00f3n
4. Marque “Use in Lookups” para hacerlo seleccionable
5. Marque “List Top” para mostrar al inicio de listas de selecci\u00f3n
6. Haga clic en “Save”

Condiciones de Pago

Defina plazos de pago y estructuras de descuento para órdenes de proveedores.

Acceso: Orders → Management → Payment Terms

Configuraci\u00f3n de condiciones de pago:

• Net Due in Days: Plazo de pago
• Discount Percentage: Descuento por pago anticipado
• Discount within Days: Días para calificar al descuento
• Use in Lookups: Hacer el termino seleccionable
• List Top: Mostrar al inicio de listas de selecci\u00f3n

Validacion y Reglas de Negocio

Validaci\u00f3n de órdenes:

• El proveedor debe estar activo (no en estado Non-Approved)
• Los artículos deben existir en el maestro de artículos y estar activos
• La fecha solicitada no puede estar en el pasado (configurable)

Validaci\u00f3n de recepci\u00f3n:

• Aprobaci\u00f3n requerida antes de recibir (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 106)
• Los artículos deben estar habilitados para el almacén de recepci\u00f3n (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 504)
• Las recepciones en exceso generan advertencias (configurable para permitir/prevenir)
• Los números de serie son requeridos para artículos serializados

Precios y costos:

• Los costos unitarios se toman por defecto de los artículos de línea de la OC, catálogo de proveedor o maestro de artículos
• Los costos en cero generan advertencias pero pueden proceder si se aprueba
• Los tipos de cambio soportan conversión de moneda de proveedores internacionales

Reglas de estado:

• No se pueden cancelar órdenes con recepciones parciales
• Las órdenes completadas deben reabrirse antes de correcciones/devoluciones
• El estado Past Due es automático cuando se supera la fecha de entrega solicitada

Referencia de Opciones de Administracion

Opciones de configuraci\u00f3n clave que afectan las operaciones de órdenes de compra:

Mejores Practicas

Gestión de proveedores y catálogo:

• Mantenga informaci\u00f3n precisa de proveedores incluyendo contactos, condiciones de pago y estado. Mantenga actualizados los catálogos de proveedor con precios, números de parte y tiempos de entrega. Establezca jerarquías claras de aprobaci\u00f3n con limites de autorizaci\u00f3n apropiados. Revise acuerdos de términos antes del vencimiento y renueve contratos proactivamente. Actualice el estado del proveedor a Non-Approved o Probation cuando surjan problemas de calidad o entrega.

Procesamiento de órdenes:

• Procese recepciones prontamente al momento de la entrega para mantener la precisión del inventario. Verifique cantidades y costos contra las órdenes de compra durante la recepci\u00f3n. Adjunte documentaci\u00f3n de soporte (guías de remision, facturas) cuando este disponible. Use códigos de razón apropiados para todas las transacciones de recepci\u00f3n. Revise órdenes vencidas semanalmente y haga seguimiento con proveedores.

Control y análisis de costos:

• Revise y valide regularmente los precios contra tarifas de mercado y acuerdos contractuales. Monitoree la frecuencia de órdenes y consolide compras para mejores precios. Rastree el desempeño de proveedores incluyendo tiempos de entrega, problemas de calidad y precisión de precios. Use OC de reabastecimiento para reposici\u00f3n rutinaria para optimizar cantidades de orden y reducir esfuerzo manual.

Solucion de Problemas

“Cannot receive - order requires approval”

• Problema: Intentando recibir una orden de compra no aprobada (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 106 habilitada)
• Soluci\u00f3n: Haga que un aprobador autorizado revise y apruebe la orden antes de recibir. Verifique que el aprobador tenga limite de autorizaci\u00f3n suficiente para el total de la orden
• Prevenci\u00f3n: Establezca flujos de trabajo de aprobaci\u00f3n claros y comuniquelo a todo el personal de compras

“Item not allowed in warehouse”

• Problema: El artículo no está habilitado para el almacén de recepci\u00f3n (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 504)
• Soluci\u00f3n: Habilite el artículo en las asignaciones de almacén o deshabilite la Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 504 globalmente
• Prevenci\u00f3n: Mantenga relaciones precisas almacén-artículo antes de crear órdenes

“Missing supplier assignment” (OC de Reabastecimiento)

• Problema: Los artículos necesitan reabastecimiento pero no tienen proveedor asignado (resaltados en rojo)
• Soluci\u00f3n: Asigne proveedor preferido en el maestro de artículos o configuraci\u00f3n de nivel de reorden
• Prevenci\u00f3n: Configure proveedores durante la configuraci\u00f3n de artículos o mantenimiento de niveles de reorden

“Cannot cancel order”

• Problema: Intentando cancelar una orden con recepciones parciales
• Soluci\u00f3n: Las órdenes con recepciones no pueden cancelarse. Use Devoluciones para revertir cantidades recibidas si es necesario
• Prevenci\u00f3n: Cancele órdenes antes de que comience la recepci\u00f3n, o use Devoluciones para reversiones parciales

“Duplicate item on purchase order”

• Problema: Intentando agregar el mismo artículo dos veces (Opci\u00f3n de Administraci\u00f3n 98 habilitada)
• Soluci\u00f3n: Actualice la cantidad en la línea existente en lugar de agregar una línea duplicada
• Prevenci\u00f3n: Revise líneas existentes antes de agregar nuevos artículos

“Incorrect pricing on order”

• Problema: Los precios unitarios no coinciden con los precios esperados del proveedor
• Soluci\u00f3n: Verifique la configuraci\u00f3n del catálogo de proveedor y la configuraci\u00f3n del acuerdo de términos. Revise la configuraci\u00f3n de niveles de precio
• Prevenci\u00f3n: Mantenga catálogos de proveedor actualizados con precios precisos

“Cannot modify completed order”

• Problema: Intentando editar una orden marcada como completa
• Soluci\u00f3n: Haga clic en el botón “Re-Open” para devolver la orden a estado pendiente, luego haga cambios
• Prevenci\u00f3n: Revise órdenes cuidadosamente antes de completar, especialmente para entregas por etapas

Reportes Clave

Acceda a reportes de órdenes de compra vía Reports → [Search] o desde la pantalla de Purchase Orders.

Lista de Órdenes de Compra (Reporte 62): Resumen de todas las órdenes de compra con proveedor, fecha de orden, fecha solicitada, estado y valor total. Filtre por estado, proveedor, almacén, rango de fechas y comprador. Reporte principal para rastrear toda la actividad de adquisici\u00f3n.

Órdenes de Compra Pendientes (Reporte 68): Órdenes activas en espera de recepci\u00f3n con detalles de artículos de línea, cantidades esperadas y análisis de antigüedad. Muestra órdenes vencidas que requieren seguimiento. Esencial para gestionar compromisos abiertos y comunicaciones con proveedores.

Órdenes de Compra Recibidas (Reporte 71): Historial completo de recepci\u00f3n mostrando que se recibió, cuando, por quien y a que costo. Vincula recepciones a órdenes de compra originales para rastro de auditoría. Use para análisis de costos y evaluaci\u00f3n de desempeño de proveedores.

Análisis de Compras por Proveedor: Análisis de gasto mostrando compras totales por proveedor durante el periodo seleccionado. Identifique principales proveedores y patrones de gasto para apalancamiento en negociaciones y oportunidades de consolidaci\u00f3n.

Sugerencias de Reabastecimiento (Reporte 116): Cantidades de orden recomendadas basadas en puntos de reorden y análisis de demanda. Muestra artículos que necesitan reposici\u00f3n con cantidades y proveedores sugeridos.

Todos los reportes soportan filtrado por rango de fechas, almacén, proveedor, comprador, estado y artículo. Exporte a Excel para análisis adicional.

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