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Conteo Ciclico
El conteo ciclico verifica el inventario fisico contra los registros del sistema y ajusta automaticamente los niveles de stock por discrepancias. Uselo para programas continuos de precision, verificaciones periodicas puntuales o inventarios fisicos completos sin requerir paradas operativas.
Inicio rapido: Vaya a Inventory → Cycle Counts, configure los filtros de Warehouse y Locations, haga clic en Run New Cycle Count, ingrese cantidades en la columna Found, luego haga clic en Review Count → Post Count. Requiere el permiso Cycle Count.
| Metodo | Ruta de Acceso | Proposito |
|---|---|---|
| Conteos ciclicos de escritorio | Inventory → Cycle Counts | Conteo completo con analisis de varianza y flujos de trabajo de aprobacion |
| Conteos ciclicos moviles | Ver la guia de Conteo Ciclico Movil | Conteo en piso con escaneo de codigo de barras |
| Importacion masiva | Utilities → General → Import and Export → Stock Transactions | Importar datos de conteo desde sistemas externos u hojas de calculo |
Acceso: Navegue a Inventory → Cycle Counts (bajo el grupo Inventory en la barra lateral izquierda). Requiere el permiso Cycle Count. Si este elemento de menu no es visible, contacte a su administrador.
Pagina de Lista de Conteo Ciclico
La pagina de lista muestra todas las sesiones de conteo ciclico. Columnas: Edit, Cycle Count ID, Description, Warehouse, Locations, Users, Discrepancies, Posted, Date. Todos los encabezados de columna excepto Edit son ordenables. Use Print, CSV o XLSX para exportar la lista. Use los controles de Search, Filters y Definition para acotar resultados.
Crear un Nuevo Conteo
Haga clic en el enlace Run New Cycle Count. La nueva sesion de conteo se crea inmediatamente usando las selecciones actuales de filtro de Warehouse y Locations - no hay un formulario de configuracion intermedio. El conteo aparece en la lista con un nuevo ID (ej., CC-00023) y abre la Utilidad de Conteo Ciclico.
Establecer la Descripcion del Conteo
La Description se establece despues de crear el conteo. Haga clic en el icono de lapiz (editar) junto a cualquier conteo en la lista para abrir el editor de registro. Ingrese o actualice la Description (hasta 255 caracteres) y haga clic en Save. Este es el unico lugar para establecer la Description.
Abrir un Conteo
Haga clic en el enlace del Cycle Count ID para abrir la Utilidad de Conteo Ciclico para esa sesion.
Utilidad de Conteo Ciclico
La Utilidad de Conteo Ciclico (/Inventory/CycleCountLines) es donde ingresa las cantidades contadas y publica los ajustes.
Filtros y Visualizacion
En la parte superior de la utilidad, Warehouse y Locations se muestran como texto de solo lectura - reflejan la configuracion de cuando se creo el conteo y no pueden cambiarse aqui.
Filtros adicionales:
| Filtro | Notas |
|---|---|
| Supplier | Cuadro de texto con boton de busqueda ”…”. Filtra lineas de conteo por proveedor. |
| Category | Cuadro de texto con boton de busqueda ”…”. |
| View | Desplegable - ver opciones abajo. |
La utilidad tambien incluye un cuadro de Search con un desplegable de campo. Los campos de busqueda disponibles son Item ID, Description, Supplier, Location, Serial, Status, Found, Expected, Diff. y Post.
Opciones del desplegable View:
| Opcion | Muestra |
|---|---|
| All Items | Todas las lineas del conteo |
| All Counted Items | Lineas donde se ha ingresado una cantidad Found |
| All Expected Items | Lineas con una cantidad esperada del sistema |
| Counted Discrepancies | Lineas donde Found ≠ Expected |
| Counted Overages | Lineas donde Found > Expected |
| Counted Shortages | Lineas donde Found < Expected |
| Not Posted Items | Lineas aun no publicadas |
La vista predeterminada se establece por la Opcion de Administracion 198.
Columnas de la Grilla
| Columna | Descripcion |
|---|---|
| Item ID | Numero de articulo |
| Description | Descripcion del articulo |
| Supplier | Proveedor asignado al articulo |
| Location | Campo editable - actualice si el articulo se encontro en una ubicacion diferente. El boton ”…” abre la busqueda del mapa de almacen. |
| Serial | Numero de serie. Alterne visibilidad con Show/Hide Columns. |
| Status | Estado por linea: Not Posted, No Change, o mensaje de validacion |
| Found | Ingrese la cantidad contada real (entrada numerica, min 0) |
| Expected | Cantidad del sistema al momento del conteo |
| Diff. | Found menos Expected (autocalculado) |
| Post | Casilla de verificacion - seleccione lineas para incluir en la publicacion. Se marca automaticamente cuando existe una discrepancia. |
Ingresar Conteos
- Localice la fila del articulo.
- Ingrese la cantidad fisica en la columna Found.
- Diff. se actualiza automaticamente. La columna Status muestra “No Change” cuando Found coincide con Expected.
- Si el articulo se encontro en una ubicacion diferente, actualice el campo Location en esa linea.
- La casilla Post se marca automaticamente cuando existe una discrepancia. Desmarque para excluir una linea.
- Haga clic en Select All para marcar todas las lineas visibles, o Deselect All para desmarcar todas.
- Haga clic en Save para guardar el progreso sin publicar.
Mostrar/Ocultar Columnas
El control plegable Show/Hide Columns en la barra de herramientas le permite alternar:
- Columna Serial
- Columna Supplier
Cuando la Opcion de Administracion 290 esta habilitada, aparece una columna Alt. Serial en la grilla. No hay un control separado para Alt. Serial.
Errores y Advertencias de Validacion
La utilidad muestra una insignia de error/advertencia (ej., “2 errors, 11 warnings”) en el area de paginacion. La columna Status en cada linea muestra el mensaje especifico para esa fila. Los conteos con errores no pueden publicarse hasta que se resuelvan los errores. Las advertencias permiten la publicacion pero senalan articulos a revisar.
Resumen de Publicacion
En la parte inferior de la utilidad, una tabla de resumen se actualiza a medida que marca lineas para publicacion:
| Lines to Post | Numero de lineas seleccionadas |
| Receipts (+) | N lineas / +N unidades (sobrantes) |
| Issues (-) | N lineas / -N unidades (faltantes) |
| Net Change | Ajuste neto de unidades |
Revise este resumen antes de publicar para confirmar el alcance de los ajustes.
Revision del Conteo y Publicacion
La publicacion finaliza el conteo y crea transacciones de ajuste de inventario - emisiones para faltantes, recepciones para sobrantes.
Flujo de Trabajo de Publicacion Estandar
- Ingrese conteos en la utilidad y resuelva cualquier error de validacion.
- Revise el Posting Summary en la parte inferior de la pagina.
- Haga clic en Review Count. La utilidad entra en modo de revision de solo lectura mostrando todos los articulos marcados para publicacion.
- Revise la lista. Haga clic en Back para volver a editar si se necesitan cambios.
- Haga clic en Post Count para finalizar. Se crean transacciones de ajuste y se actualizan los niveles de inventario.
Modo Review Count: La grilla es de solo lectura. Una etiqueta en la parte superior dice “Review Mode - Showing all items marked for posting. Use Back to continue editing.” Botones disponibles: Review, Back, Post Count.
Opcion de Administracion 810: Cuando esta habilitada, Post Count tambien es visible en modo de edicion normal, permitiendole omitir el paso de Review Count.
Opcion de Administracion 170: Cuando esta habilitada, se requiere un flujo de trabajo de aprobacion antes de publicar. Los controles de aprobacion aparecen en el modo Review Count.
Tipos de Varianza
| Varianza | Resultado al Publicar |
|---|---|
| Faltante (Found < Expected) | Crea una transaccion de Emision |
| Sobrante (Found > Expected) | Crea una transaccion de Recepcion |
Otros Controles de la Utilidad
| Control | Funcion |
|---|---|
| Save | Guarda las entradas actuales sin publicar |
| Refresh | Recarga datos del conteo sin perder cantidades ingresadas |
| Review | Abre el Reporte 146 - Revision de Conteo Ciclico para el conteo actual |
| Review Count | Entra en modo de revision de solo lectura antes de publicar |
| Select All / Deselect All | Alternar casillas Post para todas las lineas visibles |
Conteo Ciclico de Escritorio
Flujo de trabajo completo:
- Navegue a Inventory → Cycle Counts.
- Configure los filtros de Warehouse y Locations en la pagina de lista.
- Opcionalmente configure filtros de Supplier o Category.
- Haga clic en Run New Cycle Count. El nuevo conteo se crea inmediatamente y la Utilidad de Conteo Ciclico se abre.
- Ingrese cantidades contadas en la columna Found para cada articulo.
- Actualice el campo Location en cualquier linea donde un articulo se encontro en una ubicacion diferente.
- Marque lineas para publicacion usando la casilla Post, Select All o Deselect All.
- Resuelva cualquier error de validacion mostrado en la columna Status.
- Revise el resumen de publicacion en la parte inferior de la pagina.
- Haga clic en Review Count, luego en Post Count para finalizar.
Para actualizar la descripcion del conteo en cualquier momento, regrese a la pagina de lista y haga clic en el icono de lapiz junto al conteo.
La Opcion de Administracion 174 habilita una columna Split para conteo parcial de cantidades.
Conteo Ciclico Movil
El conteo ciclico movil se cubre por separado en Conteo Ciclico Movil. Use esa pagina para el flujo de trabajo movil actual, tipos de conteo y opciones exclusivas del movil.
Importacion Masiva
Para conteos a gran escala o importacion de datos desde sistemas externos:
Ruta: Utilities → General → Import and Export → Stock Transactions → fila Cycle Count
Un enlace de descarga de Cycle Count Template esta disponible en la pagina de importacion.
Formatos soportados: CSV, XLS, XLSX
Campos disponibles:
| Campo | Requerido | Descripcion |
|---|---|---|
| Warehouse | Si | Nombre o ID del almacen |
| Item ID | Si | Numero de articulo que se esta contando |
| Location | No | Ubicacion del almacen |
| Units | Si | Cantidad del conteo fisico real |
| Serial | No | Numero de serie para articulos rastreados |
| Alt. Serial | No | Numero de serie secundario (Opcion de Administracion 290) |
| Count Session | No | Agrupar conteos por identificador de sesion |
Flujo de trabajo:
- Descargue el Cycle Count Template de la pagina de importacion.
- Prepare el archivo de datos con resultados de conteo.
- Regrese a Utilities → General → Import and Export → Stock Transactions → fila Cycle Count y cargue el archivo.
- El sistema valida y crea una sesion de conteo ciclico.
- Abra el conteo en la Utilidad de Conteo Ciclico, revise las lineas importadas y publique.
Permisos
Tanto la pagina de lista de Conteo Ciclico como la Utilidad de Conteo Ciclico requieren el permiso Cycle Count. Los controles adicionales estan controlados por separado:
| Permiso | Que Controla |
|---|---|
| Cycle Count | Acceso a Inventory → Cycle Counts y la Utilidad de Conteo Ciclico |
| Administrative Options | Icono de engranaje de Admin Options en la barra de herramientas de la Utilidad de Conteo Ciclico |
Los controles de flujo de trabajo de aprobacion (Opcion de Administracion 170) son visibles para todos los usuarios con acceso a Cycle Count pero la accion de aprobacion en si puede estar restringida por las asignaciones de grupo de su organizacion.
Opciones de Administracion
| Opcion | Descripcion |
|---|---|
| 170 | Requerir aprobacion antes de publicar conteos ciclicos |
| 174 | Habilitar columna Split para conteo parcial de cantidades |
| 198 | Establecer vista predeterminada para lineas de conteo |
| 290 | Habilitar columna Alt. Serial (numero de serie secundario) |
| 504 | Aplicar asignaciones de articulos especificas por almacen |
| 526 | Autoguardar progreso del conteo para prevenir perdida de datos |
| 529 | Usar codificacion de color alternativa para resaltado de varianzas |
| 810 | Mostrar Post Count en modo de edicion normal (omitir requisito de Review Count) |
Gestion de Conteos
Todas las sesiones de conteo ciclico se gestionan desde la pagina Cycle Count List (Inventory → Cycle Counts).
La lista muestra una columna Posted (Yes/No). Un conteo con algunas lineas publicadas y otras pendientes muestra No hasta que todas las lineas seleccionadas se publiquen.
Estados del conteo:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Open | En progreso o esperando finalizacion |
| Posted | Todos los ajustes procesados |
| Partial | Algunas lineas publicadas, otras pendientes (inferido) |
| Pending Approval | Esperando flujo de trabajo de aprobacion (Opcion de Administracion 170) |
Cierre automatico a los 30 dias: Los conteos no modificados en 30 dias son tratados automaticamente como cerrados por el sistema.
Solucion de Problemas
Las cantidades del conteo no se guardan
- Habilite la Opcion de Administracion 526 para autoguardado. Verifique la conexion de red y refresque el navegador si se pierden las entradas.
El conteo ciclico no puede publicarse
- Revise la insignia de error/advertencia en la parte superior de la utilidad. Resuelva todos los errores en la columna Status antes de publicar.
- Si la Opcion de Administracion 170 esta habilitada, se requiere aprobacion - verifique el estado de aprobacion en el modo Review Count.
La pagina de Conteo Ciclico no es accesible o faltan controles
- Su cuenta requiere el permiso Cycle Count para abrir la pagina de lista o la utilidad. Contacte a su administrador para que lo agregue a su grupo de seguridad.
- Si falta el icono de engranaje de Admin Options en la barra de herramientas de la utilidad, su cuenta requiere el permiso Administrative Options.
Reportes Clave
| Reporte | Acceso | Usar Para |
|---|---|---|
| Revision de Conteo Ciclico (Reporte 146) | Boton Review en la Utilidad de Conteo Ciclico | Detalle de varianzas - esperado vs. contado. Use antes de publicar. |
| Lista de Conteo Ciclico (Reporte 253) | Print en la pagina de Lista de Conteo Ciclico | Resumen de todas las sesiones - estado, almacen, varianzas. |
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