Gestión de Activos | Inventory Pro

Activos rastrea equipos, herramientas, vehículos, licencias de software y otros elementos a través de su ciclo de vida completo - desde la compra hasta el retiro. Cada registro de activo se vincula a programas de depreciaci\u00f3n, certificaciones, órdenes de compra y asignaciones de empleados.

Mantenga los Tipos de Activos configurados con precisión: controlan la clasificaci\u00f3n Tangible/Intangible y establecen la depreciaci\u00f3n predeterminada para cada activo de ese tipo. Obtener la clasificaci\u00f3n correcta desde el inicio mantiene sus reportes limpios y asegura que los controles correctos (como Asset Usage) aparezcan para los activos correctos.

Inicio Rapido

Use la ruta mas corta que corresponda a la tarea:

Vaya a Inventory -> Management -> Assets y haga clic en Add Asset para ingreso individual de activos.
Abra un activo existente de la lista cuando necesite actualizar detalles, retirarlo o restaurarlo.
Use la pestaña Assets en una orden de compra cuando el equipo de capital deba crear registros de activos durante la recepci\u00f3n.
Use Utilities -> General -> Import and Export -> Assets para cargas masivas de activos.


Ruta	Inventory → Management → Assets
Permiso de visualizaci\u00f3n	Security ID 26 (View Assets)
Permiso de agregar/modificar	Create/Modify Asset

Agregar un Activo

Haga clic en Add Asset en la lista de Assets para abrir un formulario de nuevo activo.

Add Asset solo aparece cuando tiene permiso “Create/Modify Asset” y el filtro de Status no está configurado en Active.

Asset Tag se genera automáticamente (formato A-#####) - el campo es de solo lectura en registros nuevos. Complete Description, Asset Type y otros campos aplicables, luego haga clic en Save (disponible en las barras de control superior e inferior).

El botón Add en la barra superior crea un nuevo registro en blanco sin salir del flujo del formulario actual.

Busqueda y Filtrado

Barra de búsqueda: Escriba un valor y elija un campo del dropdown in: Asset, Description, Type, Serial, Location, Manufacturer, Supplier, Owner, Install Date, Warranty Date o Maint.

Filtro de almacén: Reduzca la lista a un almacén específico.

Opci\u00f3n de estado	Que muestra
Tangible / Intangible	Activos cuyo Asset Type esta marcado como Tangible o Intangible
Active	Activos actualmente activos
Retired	Activos desactivados pero conservados para historial
Outstanding	Activos en estado pendiente post-recepci\u00f3n (mostrados después de recepci\u00f3n de OC de activos)

Exporte la lista actual con los botones Print, CSV o XLSX en la barra de herramientas.

Editar un Activo

Haga clic en el icono de lápiz en la columna Edit. Realice cambios, luego haga clic en Save.

Barra superior: Save · Add · Back · List · Bulk Edit · View Image · View PDF Barra inferior: Save · Copy · Retire (o Restore) · Customize

Control	Que hace
Bulk Edit	Abre la grilla de edici\u00f3n masiva para todos los activos a la vez
Copy	Copia este activo a un nuevo registro
Customize	Ajusta el diseño de pantalla para este formulario
Asset Usage	Gestiona la jerarquía padre/hijo de activos - solo aparece para activos Tangibles

View Image y View PDF en la barra superior enlazan a cualquier imagen o documento PDF adjunto al activo.

Retirar y Restaurar un Activo

Para retirar: Abra el formulario de edici\u00f3n del activo → haga clic en Retire (barra inferior) → confirme en el diálogo superpuesto. El activo se desactiva y el botón se convierte en Restore en la siguiente carga.

Para restaurar: Establezca el filtro de Status en Retired (o All) → abra el activo retirado → haga clic en Restore → confirme.

Los activos retirados permanecen en el sistema para historial y reportes. Use el filtro de estado Retired o All para encontrarlos.

Campos de Activo

Los campos están organizados en cuatro secciones en el formulario de edici\u00f3n.

Seccion principal

Campo	Notas
Asset Tag	Auto-generado (A-#####); solo lectura en registros nuevos
Description	Nombre completo del activo
Asset Type	Determina la clasificaci\u00f3n Tangible/Intangible y la depreciaci\u00f3n predeterminada
Serial #	Número de serie del fabricante
Location	Ubicaci\u00f3n física o departamento (255 caracteres)
Manufacturer	Marca o fabricante
Supplier	Proveedor del cual se obtuvo el activo
Owner	Empleado responsable del activo
Memo	Notas de texto libre

Seccion de Atributos de Activo

Campo	Notas
Used By	Empleado que actualmente usa el activo
Parent Asset	Vincula a un activo padre para configuraciones jerarquicas de equipos
Center Code	Asignaci\u00f3n de centro de costos
Model	Nombre del modelo del producto
RFID Tag	Campo separado de 255 caracteres para sistemas RFID; distinto del Asset Tag
Daily Labor Hours / Cost / Down Hours	Rastreo de mano de obra y tiempo de inactividad por activo
Renewal Date	Para licencias recurrentes o contratos

Seccion de Costos y Depreciacion

Campo	Notas
Installation Cost	Campo de costo principal; usado como base para el calculo de depreciaci\u00f3n
Replacement Cost	Valor estimado actual de reemplazo
Installation Date / Purchase Date	Línea de tiempo para depreciaci\u00f3n y rastreo de garantía
Warranty Date	Fecha de referencia de inicio de cobertura
Expiration Date	Fin de cobertura o contrato
Warranty	Descripci\u00f3n de texto libre de los términos de cobertura
Depreciation Method 1 / 2	Hasta dos métodos por activo; sobreescribir los valores predeterminados del Asset Type
Depr. #1 Salvage / Depr. #2 Salvage	Sobreescrituras de porcentaje de valor de salvamento por activo
Current Count / Asset Capacity	Requerido para depreciaci\u00f3n de Units of Production

Seccion de Inspecciones/Certificaciones

Campo	Notas
Under Maintenance	Casilla de verificaci\u00f3n - no es una opci\u00f3n de filtro de Status
Req/Periodic Certification	Habilitar requisito de certificaci\u00f3n recurrente
Certification Interval	Conteo numérico (ej., 6)
Certification Units	Unidad de intervalo: Days, Months o Years
Req/Periodic Inspection	Habilitar requisito de inspecci\u00f3n recurrente
Inspection Interval	Conteo numérico
Inspection Units	Unidad de intervalo: Days, Months o Years

Los registros de certificaci\u00f3n e inspecci\u00f3n se rastrean por separado del formulario del activo. Vea Certificaciones e Inspecciones a continuaci\u00f3n.

Depreciacion

Cada activo soporta hasta dos calendarios de depreciaci\u00f3n independientes (ej., uno para reportes contables, otro para impuestos). Los métodos y valores de salvamento se heredan del Asset Type pero pueden sobreescribirse por activo.

La base de depreciaci\u00f3n siempre es Installation Cost - no hay un campo separado de Precio de Compra.

Metodos soportados

Método	Como calcula
Straight Line	Distribuye el costo uniformemente durante la vida útil del activo
Units of Production	Basado en Current Count contra Asset Capacity
Declining 200% (Double Declining)	Acelerado; 200% de la tasa lineal por ano
Declining 150%	Acelerado; 150% de la tasa lineal
Declining 100%	100% de la tasa lineal en forma de saldo decreciente
Sum of Years Digits	Carga frontal de depreciaci\u00f3n usando fracci\u00f3n de vida restante

$Referencia de formulas de depreciaci\u00f3n mostrando métodos Straight Line, Units of Production, Double Declining, Sum of Years Digits y MACRS$

$Continuaci\u00f3n de referencia de formulas de depreciaci\u00f3n con método MACRS-Combined 200% y definiciones de variables$

Los métodos etiquetados como MACRS-Combined en el sistema usan el motor Declining 150% o 200%. La descripci\u00f3n en el registro de Depreciation Methods determina la etiqueta mostrada. El campo Formula en cada registro es texto descriptivo - el motor hace coincidencia por ID de registro, no ejecutando la cadena de formula.

Configurar metodos de depreciacion

Ruta: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Depreciation Methods

Use esta lista para controlar que métodos de depreciaci\u00f3n aparecen en registros de activos y como se etiquetan para los usuarios. Mantenga el mantenimiento detallado de registros en la página de documentaci\u00f3n de System Lists.

Configurar Tipos de Activos

Los Tipos de Activos establecen la clasificaci\u00f3n Tangible/Intangible y la depreciaci\u00f3n predeterminada para todos los activos de ese tipo.

Ruta: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Asset Types También accesible vía el botón Asset Types en la lista de Assets.

Use Tipos de Activos para establecer si un registro es Tangible o Intangible y para definir los métodos de depreciaci\u00f3n predeterminados, porcentajes de salvamento y valores de vida que heredan los nuevos activos. Las configuraciones de salvamento por activo aun sobreescriben los valores predeterminados del tipo.

Certificaciones e Inspecciones

Use la secci\u00f3n Inspections/Certifications en el formulario de edici\u00f3n del activo para configurar programas recurrentes de certificaci\u00f3n o inspecci\u00f3n. Establezca el Interval y Units, luego marque Req/Periodic Certification o Req/Periodic Inspection.

Los registros de certificaci\u00f3n e inspecci\u00f3n son separados del formulario del activo y se abren en un visor dedicado en popup. Vea Certificaci\u00f3n e Inspecciones para el flujo de trabajo mas amplio y el contexto de cumplimiento.

Asset Catalog Entry es una vista separada para impresión de un registro de activo existente. Tratela como una utilidad de impresión secundaria en lugar de parte del flujo de trabajo normal de activos.

Recepcion de Activos via Orden de Compra

El equipo de capital puede recibirse a través de una orden de compra, lo cual crea automáticamente registros de activos vinculados.

Ruta: Orders → Purchasing → Purchase Orders → abrir una OC → pestaña Assets

La pestaña esta etiquetada como Assets en la vista estándar de OC y PO Assets en la vista de Deliveries.

Pasos:

Abra una orden de compra.
Haga clic en la pestaña Assets.
Para cada línea, ingrese: Asset Type, Asset Description, Tag Style/Asset Tag, Units y Price.
Haga clic en Save - el sistema valida la unicidad del Asset Tag antes de almacenar. Use Add Line para agregar mas líneas y Delete para eliminar una.
Cuando este listo, haga clic en Receive y confirme en el diálogo superpuesto.
El sistema crea registros de activos y redirige a la lista de Assets filtrada en Outstanding.

Abra cada activo desde la lista filtrada en Outstanding para completar el registro con ubicaci\u00f3n, asignaci\u00f3n de empleado, detalles de garantía y calendario de depreciaci\u00f3n.

Campos auto-poblados en recepcion

Campo del Activo	Origen
Description	Descripci\u00f3n de la línea de activo de la OC
Asset Type	Tipo de activo de la línea de la OC
Asset Tag	Valor de tag de la línea de activo de la OC
Supplier	Proveedor de la orden de compra
Installation Cost	Units × price
Replacement Cost	Igual que Installation Cost

Lineas de activo de OC vs. lineas regulares de OC

	Líneas Regulares de OC	Líneas de Activo de OC
Destino	Stock de inventario	Registro de activos
Rastreo	Basado en cantidad	Registros individuales de activos
Campos	Item, units, cost	Asset type, tag, description, units, price

Importacion Masiva

Para cargar un gran número de activos de una vez, use la página de Import and Export.

Ruta: Utilities → General → Import and Export → fila Assets

Descargue la plantilla (InventoryPro_Asset.xlsx), complete los datos, luego cargue como CSV, XLS o XLSX. Campos soportados: asset tag, description, asset type, serial number, manufacturer, supplier, location, owner, model, installation date, installation cost.

Vea Import and Export para descarga de plantilla y procedimientos completos de importaci\u00f3n.

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