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Gestion de Activos
Activos rastrea equipos, herramientas, vehiculos, licencias de software y otros elementos a traves de su ciclo de vida completo - desde la compra hasta el retiro. Cada registro de activo se vincula a programas de depreciacion, certificaciones, ordenes de compra y asignaciones de empleados.
Mantenga los Tipos de Activos configurados con precision: controlan la clasificacion Tangible/Intangible y establecen la depreciacion predeterminada para cada activo de ese tipo. Obtener la clasificacion correcta desde el inicio mantiene sus reportes limpios y asegura que los controles correctos (como Asset Usage) aparezcan para los activos correctos.
Inicio Rapido
Use la ruta mas corta que corresponda a la tarea:
- Vaya a Inventory -> Management -> Assets y haga clic en Add Asset para ingreso individual de activos.
- Abra un activo existente de la lista cuando necesite actualizar detalles, retirarlo o restaurarlo.
- Use la pestana Assets en una orden de compra cuando el equipo de capital deba crear registros de activos durante la recepcion.
- Use Utilities -> General -> Import and Export -> Assets para cargas masivas de activos.
| Ruta | Inventory → Management → Assets |
| Permiso de visualizacion | Security ID 26 (View Assets) |
| Permiso de agregar/modificar | Create/Modify Asset |
Agregar un Activo
Haga clic en Add Asset en la lista de Assets para abrir un formulario de nuevo activo.
Add Asset solo aparece cuando tiene permiso “Create/Modify Asset” y el filtro de Status no esta configurado en Active.
Asset Tag se genera automaticamente (formato A-#####) - el campo es de solo lectura en registros nuevos. Complete Description, Asset Type y otros campos aplicables, luego haga clic en Save (disponible en las barras de control superior e inferior).
El boton Add en la barra superior crea un nuevo registro en blanco sin salir del flujo del formulario actual.
Busqueda y Filtrado
Barra de busqueda: Escriba un valor y elija un campo del dropdown in: Asset, Description, Type, Serial, Location, Manufacturer, Supplier, Owner, Install Date, Warranty Date o Maint.
Filtro de almacen: Reduzca la lista a un almacen especifico.
Filtro de estado: All | Tangible | Intangible | Active | Retired | Outstanding
| Opcion de estado | Que muestra |
|---|---|
| Tangible / Intangible | Activos cuyo Asset Type esta marcado como Tangible o Intangible |
| Active | Activos actualmente activos |
| Retired | Activos desactivados pero conservados para historial |
| Outstanding | Activos en estado pendiente post-recepcion (mostrados despues de recepcion de OC de activos) |
Exporte la lista actual con los botones Print, CSV o XLSX en la barra de herramientas.
Editar un Activo
Haga clic en el icono de lapiz en la columna Edit. Realice cambios, luego haga clic en Save.
Barra superior: Save · Add · Back · List · Bulk Edit · View Image · View PDF Barra inferior: Save · Copy · Retire (o Restore) · Customize
| Control | Que hace |
|---|---|
| Bulk Edit | Abre la grilla de edicion masiva para todos los activos a la vez |
| Copy | Copia este activo a un nuevo registro |
| Customize | Ajusta el diseno de pantalla para este formulario |
| Asset Usage | Gestiona la jerarquia padre/hijo de activos - solo aparece para activos Tangibles |
View Image y View PDF en la barra superior enlazan a cualquier imagen o documento PDF adjunto al activo.
Retirar y Restaurar un Activo
Para retirar: Abra el formulario de edicion del activo → haga clic en Retire (barra inferior) → confirme en el dialogo superpuesto. El activo se desactiva y el boton se convierte en Restore en la siguiente carga.
Para restaurar: Establezca el filtro de Status en Retired (o All) → abra el activo retirado → haga clic en Restore → confirme.
Los activos retirados permanecen en el sistema para historial y reportes. Use el filtro de estado Retired o All para encontrarlos.
Campos de Activo
Los campos estan organizados en cuatro secciones en el formulario de edicion.
Seccion principal
| Campo | Notas |
|---|---|
| Asset Tag | Auto-generado (A-#####); solo lectura en registros nuevos |
| Description | Nombre completo del activo |
| Asset Type | Determina la clasificacion Tangible/Intangible y la depreciacion predeterminada |
| Serial # | Numero de serie del fabricante |
| Location | Ubicacion fisica o departamento (255 caracteres) |
| Manufacturer | Marca o fabricante |
| Supplier | Proveedor del cual se obtuvo el activo |
| Owner | Empleado responsable del activo |
| Memo | Notas de texto libre |
Seccion de Atributos de Activo
| Campo | Notas |
|---|---|
| Used By | Empleado que actualmente usa el activo |
| Parent Asset | Vincula a un activo padre para configuraciones jerarquicas de equipos |
| Center Code | Asignacion de centro de costos |
| Model | Nombre del modelo del producto |
| RFID Tag | Campo separado de 255 caracteres para sistemas RFID; distinto del Asset Tag |
| Daily Labor Hours / Cost / Down Hours | Rastreo de mano de obra y tiempo de inactividad por activo |
| Renewal Date | Para licencias recurrentes o contratos |
Seccion de Costos y Depreciacion
| Campo | Notas |
|---|---|
| Installation Cost | Campo de costo principal; usado como base para el calculo de depreciacion |
| Replacement Cost | Valor estimado actual de reemplazo |
| Installation Date / Purchase Date | Linea de tiempo para depreciacion y rastreo de garantia |
| Warranty Date | Fecha de referencia de inicio de cobertura |
| Expiration Date | Fin de cobertura o contrato |
| Warranty | Descripcion de texto libre de los terminos de cobertura |
| Depreciation Method 1 / 2 | Hasta dos metodos por activo; sobreescribir los valores predeterminados del Asset Type |
| Depr. #1 Salvage / Depr. #2 Salvage | Sobreescrituras de porcentaje de valor de salvamento por activo |
| Current Count / Asset Capacity | Requerido para depreciacion de Units of Production |
Seccion de Inspecciones/Certificaciones
| Campo | Notas |
|---|---|
| Under Maintenance | Casilla de verificacion - no es una opcion de filtro de Status |
| Req/Periodic Certification | Habilitar requisito de certificacion recurrente |
| Certification Interval | Conteo numerico (ej., 6) |
| Certification Units | Unidad de intervalo: Days, Months o Years |
| Req/Periodic Inspection | Habilitar requisito de inspeccion recurrente |
| Inspection Interval | Conteo numerico |
| Inspection Units | Unidad de intervalo: Days, Months o Years |
Los registros de certificacion e inspeccion se rastrean por separado del formulario del activo. Vea Certificaciones e Inspecciones a continuacion.
Depreciacion
Cada activo soporta hasta dos calendarios de depreciacion independientes (ej., uno para reportes contables, otro para impuestos). Los metodos y valores de salvamento se heredan del Asset Type pero pueden sobreescribirse por activo.
La base de depreciacion siempre es Installation Cost - no hay un campo separado de Precio de Compra.
Metodos soportados
| Metodo | Como calcula |
|---|---|
| Straight Line | Distribuye el costo uniformemente durante la vida util del activo |
| Units of Production | Basado en Current Count contra Asset Capacity |
| Declining 200% (Double Declining) | Acelerado; 200% de la tasa lineal por ano |
| Declining 150% | Acelerado; 150% de la tasa lineal |
| Declining 100% | 100% de la tasa lineal en forma de saldo decreciente |
| Sum of Years Digits | Carga frontal de depreciacion usando fraccion de vida restante |
Los metodos etiquetados como MACRS-Combined en el sistema usan el motor Declining 150% o 200%. La descripcion en el registro de Depreciation Methods determina la etiqueta mostrada. El campo Formula en cada registro es texto descriptivo - el motor hace coincidencia por ID de registro, no ejecutando la cadena de formula.
Configurar metodos de depreciacion
Ruta: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Depreciation Methods
Use esta lista para controlar que metodos de depreciacion aparecen en registros de activos y como se etiquetan para los usuarios. Mantenga el mantenimiento detallado de registros en la pagina de documentacion de System Lists.
Configurar Tipos de Activos
Los Tipos de Activos establecen la clasificacion Tangible/Intangible y la depreciacion predeterminada para todos los activos de ese tipo.
Ruta: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Asset Types Tambien accesible via el boton Asset Types en la lista de Assets.
Use Tipos de Activos para establecer si un registro es Tangible o Intangible y para definir los metodos de depreciacion predeterminados, porcentajes de salvamento y valores de vida que heredan los nuevos activos. Las configuraciones de salvamento por activo aun sobreescriben los valores predeterminados del tipo.
Certificaciones e Inspecciones
Use la seccion Inspections/Certifications en el formulario de edicion del activo para configurar programas recurrentes de certificacion o inspeccion. Establezca el Interval y Units, luego marque Req/Periodic Certification o Req/Periodic Inspection.
Los registros de certificacion e inspeccion son separados del formulario del activo y se abren en un visor dedicado en popup. Vea Certificacion e Inspecciones para el flujo de trabajo mas amplio y el contexto de cumplimiento.
Asset Catalog Entry es una vista separada para impresion de un registro de activo existente. Tratela como una utilidad de impresion secundaria en lugar de parte del flujo de trabajo normal de activos.
Recepcion de Activos via Orden de Compra
El equipo de capital puede recibirse a traves de una orden de compra, lo cual crea automaticamente registros de activos vinculados.
Ruta: Orders → Purchasing → Purchase Orders → abrir una OC → pestana Assets
La pestana esta etiquetada como Assets en la vista estandar de OC y PO Assets en la vista de Deliveries.
Pasos:
- Abra una orden de compra.
- Haga clic en la pestana Assets.
- Para cada linea, ingrese: Asset Type, Asset Description, Tag Style/Asset Tag, Units y Price.
- Haga clic en Save - el sistema valida la unicidad del Asset Tag antes de almacenar. Use Add Line para agregar mas lineas y Delete para eliminar una.
- Cuando este listo, haga clic en Receive y confirme en el dialogo superpuesto.
- El sistema crea registros de activos y redirige a la lista de Assets filtrada en Outstanding.
Abra cada activo desde la lista filtrada en Outstanding para completar el registro con ubicacion, asignacion de empleado, detalles de garantia y calendario de depreciacion.
Campos auto-poblados en recepcion
| Campo del Activo | Origen |
|---|---|
| Description | Descripcion de la linea de activo de la OC |
| Asset Type | Tipo de activo de la linea de la OC |
| Asset Tag | Valor de tag de la linea de activo de la OC |
| Supplier | Proveedor de la orden de compra |
| Installation Cost | Units × price |
| Replacement Cost | Igual que Installation Cost |
Lineas de activo de OC vs. lineas regulares de OC
| Lineas Regulares de OC | Lineas de Activo de OC | |
|---|---|---|
| Destino | Stock de inventario | Registro de activos |
| Rastreo | Basado en cantidad | Registros individuales de activos |
| Campos | Item, units, cost | Asset type, tag, description, units, price |
Importacion Masiva
Para cargar un gran numero de activos de una vez, use la pagina de Import and Export.
Ruta: Utilities → General → Import and Export → fila Assets
Descargue la plantilla (InventoryPro_Asset.xlsx), complete los datos, luego cargue como CSV, XLS o XLSX. Campos soportados: asset tag, description, asset type, serial number, manufacturer, supplier, location, owner, model, installation date, installation cost.
Vea Import and Export para descarga de plantilla y procedimientos completos de importacion.
Temas Relacionados
- Certificacion e Inspecciones - Registros de certificacion y flujos de trabajo de cumplimiento
- System Lists - Asset Types, Depreciation Methods, Warranty Policies
- Import and Export - Descarga de plantilla y procedimientos de importacion
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