Configuracion del Sistema

La configuracion del sistema establece los datos de referencia que Inventory Pro usa en todos los modulos: categorias de articulos, transportistas, condiciones de pago, codigos de impuestos, centros de costos, unidades de medida, tipos de empaque, certificaciones, codigos de ajuste, clasificaciones de activos y mas.

Todas estas listas se gestionan en un solo lugar: System → Lists → System Lists

La pagina System Lists organiza las listas en cinco pestanas. Haga clic en cualquier tarjeta para abrir esa lista en un popup. Los contadores de registros en cada tarjeta se actualizan automaticamente despues de cerrar el popup. Las tarjetas de listas a las que no tiene permiso de acceso se ocultan.

Configuracion nueva? Configure Categories, Units of Measure y Payment Terms primero - los articulos y ordenes dependen de estas. Consulte la Lista de Verificacion de Configuracion Inicial para el orden de configuracion recomendado.

Categorias

Las categorias agrupan articulos para reportes y organizacion. Aparecen en busquedas de articulos, filtros de transacciones y agrupaciones de reportes en todo el sistema.

Acceso: System → Lists → System Lists → Items & Inventory tab → Categories tile

Transportistas

Los transportistas definen las companias de envio utilizadas para el cumplimiento de ordenes y entregas entrantes.

Acceso: System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing tab → Carriers tile

Seguridad: Security ID 101 (View), Security ID 102 (Create/Modify)

Campos de Transportista

Como Agregar un Transportista

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing → Carriers
2. Haga clic en Add Carrier
3. Ingrese el Short Name y Full Name
4. Complete la informacion de contacto y direccion
5. Configure Discount % y Yard Charge si aplica
6. Marque Authorize For Returns si el transportista maneja devoluciones
7. Haga clic en Save

Integracion de Transportistas

Los transportistas se vinculan a:

• Shipping Orders: Seleccionar transportista para la entrega
• Purchase Orders: Especificar transportista de entrada
• Supplier Records: Transportista predeterminado para envios del proveedor

Condiciones de Pago

Las condiciones de pago definen fechas de vencimiento de facturas y descuentos por pronto pago para clientes y proveedores.

Acceso: System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing tab → Payment Terms tile

Seguridad: Security ID 103 (View), Security ID 119 (Create/Modify)

Campos de Condiciones de Pago

Ejemplos de Condiciones de Pago Estandar

Como Agregar Condiciones de Pago

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing → Payment Terms
2. Haga clic en Add
3. Ingrese la Description
4. Establezca Net Due in Days
5. Configure descuento si aplica:
   • Ingrese el porcentaje de Discount %
   • Establezca la ventana de Discount within Days
6. Marque Enabled para activar
7. Haga clic en Save

Calculo de Fecha de Vencimiento

Fecha de Vencimiento = Fecha de Orden + Net Due in Days

Descuento Aplicado si el pago se recibe antes de: Fecha de Orden + Discount within Days

Integracion de Condiciones de Pago

Las condiciones de pago se vinculan a:

• Supplier Records: Terminos predeterminados para ordenes de compra
• Customer Records: Terminos predeterminados para ordenes de envio
• Purchase Orders: Terminos para ordenes especificas
• Shipping Orders: Terminos para facturas de clientes

Impuestos de Venta

La configuracion de impuestos de venta establece codigos fiscales y jurisdicciones para la facturacion de clientes.

Acceso: System → Lists → System Lists → Financial & Accounting tab → Sales Taxes tile

Campos de Impuestos de Venta

Puntos de Configuracion de Impuestos

Como Configurar Impuestos de Venta

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Financial & Accounting → Sales Taxes
2. Haga clic en Add
3. Ingrese la Description para la zona fiscal
4. Especifique State, City, Country segun corresponda
5. Ingrese una Formula para el calculo del impuesto
6. Marque Enabled para activar
7. Haga clic en Save

Exenciones Fiscales de Clientes

Para clientes exentos de impuestos:

1. Navegue al registro del cliente
2. Establezca Tax ID en 0 o el codigo fiscal de exencion
3. Alternativamente, establezca el campo Sales Tax en 0
4. Documente el certificado de exencion en las notas del cliente

Centros de Costos

Los centros de costos rastrean costos de inventario y transacciones por departamento o unidad de negocio.

Acceso: System → Lists → System Lists → Financial & Accounting tab → Center Codes tile

Campos de Centro de Costos

Ejemplos de Centros de Costos

Como Agregar un Centro de Costos

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Financial & Accounting → Center Codes
2. Haga clic en Add Center Code
3. Ingrese el Name (este se convierte en el Centro de Costos)
4. Ingrese una Description
5. Seleccione el Warehouse asociado si aplica
6. Marque Enabled para activar
7. Haga clic en Save

Integracion de Centros de Costos

Los centros de costos se vinculan a:

• Item Master: Asignar articulos a centros de costos
• Transaction Reports: Filtrar y agrupar por centro de costos
• Financial Reports: Asignacion de costos por departamento

Unidades de Medida

Las unidades de medida (UOM) definen como se cuenta, almacena y ordena el inventario. Inventory Pro soporta UOM dual para escenarios donde se compra en una unidad pero se vende en otra.

Acceso: System → Lists → System Lists → Items & Inventory tab → Units of Measure tile

Campos de UOM

Ejemplos de UOM Estandar

Implementacion de UOM Dual

Inventory Pro soporta rastrear inventario en una unidad mientras se ordena en otra:

• UOM de Inventario: Como se almacenan y rastrean los articulos (generalmente EACH)
• UOM de Orden: Como se compran los articulos (puede ser CASE, BOX, etc.)

Ejemplo:

• Almacenar refresco como EACH (latas individuales)
• Ordenar refresco como CASE-24 (cajas de 24 latas)
• El sistema convierte: 1 CASE-24 = 24 EACH

Como Agregar una Unidad de Medida

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Items & Inventory → Units of Measure
2. Abra el formulario para crear una nueva unidad de medida
3. Ingrese el codigo de Unit Of Measure
4. Si esta unidad se convierte a una unidad base:
   • Seleccione la Base Unit
   • Ingrese Contains (factor de conversion)
5. Marque Enabled para activar
6. Haga clic en Save

Paquetes

Los paquetes definen tipos de contenedor y empaque utilizados para envio y almacenamiento. Apliquelos a articulos para calculos de empaque en ordenes.

Acceso: System → Lists → System Lists → Items & Inventory tab → Packages tile

Certificaciones / Inspecciones

Las certificaciones e inspecciones rastrean requisitos de cumplimiento periodicos contra articulos o activos. El sistema activa recordatorios cuando una certificacion esta por vencer.

Acceso: System → Lists → System Lists → Items & Inventory tab → Certifications / Inspections tile

Unidades de Certificacion

Las Unidades de Certificacion definen las opciones de frecuencia de recurrencia disponibles al asignar certificaciones a articulos o activos (ej., Days, Months, Years).

Acceso: System → Lists → System Lists → Items & Inventory tab → Certification Units tile

Metodos de Envio

Los metodos de envio definen como se entregan las ordenes a los clientes.

Acceso: System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing tab → Ship Via Methods tile

Campos de Metodo de Envio

Plantillas de Enlace de Rastreo

Configure URLs de rastreo con el marcador {tracking}:

• UPS: https://www.ups.com/track?tracknum={tracking}
• FedEx: https://www.fedex.com/fedextrack/?trknbr={tracking}
• USPS: https://tools.usps.com/go/TrackConfirmAction?tLabels={tracking}

Como Agregar un Metodo de Envio

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing → Ship Via Methods
2. Haga clic en Add
3. Ingrese la Description
4. Marque Carrier Picks Up segun corresponda
5. Ingrese la URL de Tracking Link Definition
6. Agregue Account Number si usa facturacion del transportista
7. Marque Enabled para activar
8. Haga clic en Save

Acuerdos de Terminos

Los Acuerdos de Terminos registran contratos de precios especificos por proveedor con tarifas negociadas, compromisos de volumen y fechas de vencimiento. Complementan las condiciones de pago estandar con detalles de precios por proveedor.

Acceso: System → Lists → System Lists → Shipping & Purchasing tab → Term Agreements tile

Para reportes de Acuerdos de Terminos consulte Reportes Clave (Report IDs 276, 277, 278).

Codigos de Ajuste

Los codigos de ajuste proporcionan responsabilidad para cambios de cantidad de inventario. Hay dos listas separadas: una para aumentos de inventario (Positive Adj. Codes) y otra para disminuciones (Negative Adj. Codes).

Acceso: System → Lists → System Lists → Financial & Accounting tab

Positive Adj. Codes

Use codigos de ajuste positivo al registrar aumentos de inventario fuera de la recepcion estandar.

Tile: Positive Adj. Codes

Campos de Ajuste Positivo

Como Agregar un Codigo de Ajuste Positivo

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Financial & Accounting → Positive Adj. Codes
2. Haga clic en Add
3. Ingrese la Description
4. Opcionalmente seleccione un Warehouse para restringir el uso
5. Haga clic en Save

Negative Adj. Codes

Use codigos de ajuste negativo al registrar disminuciones de inventario fuera de la emision estandar.

Tile: Negative Adj. Codes

Campos de Ajuste Negativo

Como Agregar un Codigo de Ajuste Negativo

1. Navegue a System → Lists → System Lists → Financial & Accounting → Negative Adj. Codes
2. Haga clic en Add
3. Ingrese la Description
4. Opcionalmente seleccione un Warehouse para restringir el uso
5. Haga clic en Save

Categorias Comunes de Codigos de Ajuste

Tipos de Activos

Los Tipos de Activos clasifican los activos rastreados para reportes y filtrado (ej., Equipment, Vehicles, IT Assets, Furniture, Software Licenses).

Acceso: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Asset Types tile

Metodos de Depreciacion

Los Metodos de Depreciacion definen como se reduce el valor del activo con el tiempo. Asigne un metodo a cada activo para calcular el valor contable actual.

Acceso: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Depreciation Methods tile

Puntos de Proceso de Reparacion

Los Puntos de Proceso de Reparacion definen las etapas del flujo de trabajo por las que pasan las ordenes de reparacion desde la recepcion hasta la finalizacion.

Acceso: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Repair Process Points tile

Politicas de Garantia

Las Politicas de Garantia almacenan terminos de cobertura con fechas de inicio/fin, informacion del proveedor y procedimientos de reclamo. Asigne politicas a activos o articulos.

Acceso: System → Lists → System Lists → Assets & Repairs tab → Warranty Policies tile

Memos Predefinidos

Los Memos Predefinidos son bloques de texto reutilizables que pueden insertarse en ordenes, reportes y comunicaciones para reducir la escritura repetitiva. El texto del memo aparece como una opcion seleccionable en formularios de ingreso de ordenes, para que el personal pueda aplicar notas comunes - instrucciones de envio, advertencias de peligro, avisos legales estandar - sin reescribirlas.

Acceso: System → Lists → System Lists → System & General tab → Predefined Memos tile

Logos Personalizados

Los Logos Personalizados gestionan imagenes de marca de la empresa utilizadas en reportes impresos, ordenes de compra, documentos de envio y facturas. Cargue un logo aqui y estara disponible para seleccion al configurar encabezados de reportes y plantillas de documentos.

Acceso: System → Lists → System Lists → System & General tab → Custom Logos tile

Lista de Carpetas

La Lista de Carpetas define categorias de carpetas de documentos para organizar archivos adjuntos. Los nombres de carpetas aparecen al adjuntar archivos a articulos, ordenes y activos, para que los usuarios puedan almacenar manuales, garantias, fotos y otros documentos en categorias etiquetadas.

Acceso: System → Lists → System Lists → System & General tab → Folders List tile

Lista de Verificacion de Configuracion Inicial

Al configurar Inventory Pro por primera vez, complete estos pasos en orden:

• Categories: Crear agrupaciones de articulos para reportes
• Units of Measure: Configurar EACH mas cualquier unidad de caja/paquete
• Packages: Agregar tipos de contenedor usados en envio
• Payment Terms: Definir Net30, Net60 y cualquier termino personalizado
• Carriers: Agregar transportistas principales
• Ship Via Methods: Configurar opciones de metodos de envio
• Center Codes: Crear codigos de departamento/centro de costos
• Sales Taxes: Configurar jurisdicciones fiscales
• Adjustment Codes: Revisar y personalizar codigos de ajuste positivos y negativos
• Asset Types: Configurar clasificaciones de activos si usa rastreo de activos
• Depreciation Methods: Configurar calendarios de depreciacion si aplica
• Warehouses: Configurar ubicaciones de almacen

Reportes Clave

Temas Relacionados

• Opciones de Administracion - Configuracion de comportamiento del sistema
• Gestion de Usuarios - Cuentas de usuario y permisos
• Seguridad - Configuracion de permisos
• Almacenes - Configuracion de almacenes